Ett personalmöte med framtidsfokus

Hej vänner!

Denna veckan tänkte jag berätta hur ett stormöte kan gå till. Förra torsdagen var det nämligen dags för ett sådant vilka hålls två gånger om året. Mötet hölls på ett hotell i närheten i en stor konferensanläggning under en halvdag och alla anställda var inbjudna. Aktiviteten syftade till att kommunicera de sista delarna av omorganiseringen, prata om bolagets visioner och dela några framgångssagor. Man hade även planerat in en workshop för att samla in tankar och idéer kring den nya visionen.

Anledningen varför man överhuvudtaget har ett möte som detta är då det är extremt viktigt för ledarna att kommunicera med de anställda. Desto högre upp i en organisation man kommer desto större krav ställs på ledarens förmåga att kommunicera effektivt då kommunikationen blir mer och mer komplex (Barrett, 2006).

Eftermiddagen inleds med att alla samlas i en stor hall fylld med runda bord och förväntansfulla medarbetare. Man kan känna att det råder en viss ovisshet inför vad som kommer meddelas angående omorganiseringen. Mötet inleds med att företagsledaren pratar om dagens agenda, delar sina egna känslor inför det gångna året och även det kommande. Nästa punkt på agendan är att presentera en slutlig bild av hur företager kommer vara organiserat. Några små förändringar har gjorts med hur administrationen ska vara organiserade men annars inget nytt förutom några utbytta avdelningschefer.

Mötet rullar vidare med att de nya avdelningscheferna får presentera sig för bolaget och dela sin bild av visionen och vad det kommer innebära för respektive avdelning. En av de nya avdelningscheferna har suttit på sin position sedan juni och håller mer fokus på hur han ser på avdelningens roll i framtiden. Den andra, nyligen tillsatta avdelningschefen fokuserar mer på att berätta vem han är och hur han brukar uppfattas som ledare och chef. Båda ledarna har väldigt genomtänka budskap och uppfattas väldigt självsäkra med en underton av auktoritet.

Mötet fortsätter med några konkreta exempel på team som lyckats med något extraordinärt. Självklart kan inte hela teamet vara uppe på scen och presentera så det är teamledarna som håller i presentationerna. En gemensam sak som varje teamledare är extremt noga med är att förklara att det absolut inte är deras förtjänst att framgången blev ett faktum utan hela teamets insats. Detta tycker jag utstrålar en varm och mjuk känsla i det annars ganska hårda företagskulturen på företaget.

Nästa moment på agendan var en workshop på 20 minuter. Uppdraget som gavs till vardera bord i rummet var att diskutera vad man känner kring den nya visionen och hur den kommer påverka det dagliga arbetet i respektive team. Jag som kom in lite sent i hade bara suttit mig vid ett bord där det fanns plats hamnade med ett gäng som jag inte kände överhuvudtaget. Till en början var det bara en av tio som pratade med mig och visade intresse men senare innan vi skulle börja med workshopen tog jag ton och presenterade mig inför hela gänget. Detta visade sig vara nödvändigt för att få plats i diskussionen då många runt bordet var ofattbart blyga och tillbakadragna till en början. Som tur var lättade stämningen upp med tiden och vi fick till en väldigt givande diskussion kring ämnet.

Att hålla en workshop där alla anställda får en möjlighet att skicka med tankar till ledningen känns som en väldigt bra aktivitet för att alla ska känna sig delaktiga. Den tanken som dök upp var bara att det kändes som att frågorna flög lite över mångas huvuden och att sitta med en sådan grej i 20 minuter där 10 av dessa går åt till att vara trevlig mot sina bordsgrannar känns lite väl tunt. I mina ögon hade det då nästan varit bättre att inte ha en sådant moment och istället lägga in tid för varje team att ha en längre diskussion som faktisk kan leda till något bra. I slutändan kändes detta alltså mer som en politisk akt där ledningen vill kunna säga ”ni har ju fått möjlighet att ge input” än att det faktiskt gav någon nytta.

Avslutningsvis presenterade företagsledaren vad som kommer hända mer i detalj under första kvartalet i 2019 och vad det kommer innebära för företaget i sin helhet. Det förklaras också att de må vara i slutet av omorganiseringen men att de är i början på resan med att ändra sin grundläggande affärsmodell.

I mina ögon handlar ledarskap om så mycket mer än vad som sägs. Det handlar kanske till och med mer om vilka signaler som skickas med de handlingar som görs och hur olika delar av verksamheten prioriteras och hur transparent en ledare väljer att vara.

Referenser

Barrett, D.J. (2006). Leadership Communication. New York: McGraw-Hill.

 

 

3 reaktioner till “Ett personalmöte med framtidsfokus”

  1. Hej Viktor,
    Väldigt spännande inlägg. Det var kul att få följa hur ett stormöte går till på din VFU-organisation. Du nämner att det var en viss underton av auktoritet (av de presenterade ledarna), där det främst handlar om deras självsäkerhet. Var det något annan än bara självsäkerheten som utmärkte sig? Jag kan hålla med om att på många stora möten är det många frågor som ska diskuteras men att det ges alldeles för lite tid att prata om. Hade det kunnat göras på ett annorlunda sätt? Som att till exempel endast ha någon stor fråga som alla skulle komma med konkreta input med.

  2. Hej Viktor,
    bra inlägg med mycket intressanta tankar som du delar med dig. Jag tycker att det är bra att du tänker kritiskt och ifrågasätter det du ser och upplever. Jag skulle gärna ha vetat mer om varför du tyckte att gruppaktiviteten på mötet var dålig – vad var frågorna som de fick prata/skriva om?
    Sen undrar jag, varför blir kommunikationen “mer och mer komplex” ju högre upp i organisationen en ledare står? Du skriver det i början av inlägget men det skulle vara intressant att höra på vilket sätt det är mer komplext.

  3. Spännande att få vara med på ett sådant stort möte och se hur man kan kommunicera till en så stor massa. Är mötet “obligatoriskt” eller kommer de som vill?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *