Möten, på gott och ont

Hej på er!

Jag har nu gjort halva min praktik och med det inser man att det har gått väldigt fort! I detta inlägg tänkte jag berätta lite om hur möteskulturen är här på företaget. I organisationer spenderas det generellt väldigt mycket tid på möten (Lehmann-Willenbrock et al., 2018). Detta är väldigt resurskrävande och också nödvändigt, dels för att överföra information men även för att kunna ta beslut om hur man ska gå vidare i pågående processer.

På min praktik har jag under mina fyra veckor lagt märke till att många av de möten som hålls handlar om någon form av statusrapportering eller synkning av information. Vissa möten har haft en lite mer beslutande karaktär men de flesta är för att fördela arbete och fånga upp saker som potentiellt kan falla mellan stolarna. Att det är mycket möten just nu är egentligen inte så konstigt då omorganiseringen är i full gång. Detta tror jag gör att många vill stämma av ofta för att veta att de är på rätt väg och att inget dubbelarbete ställer till det.

I samband med omorganiseringen som tog ordentlig fart innan sommaren är det mycket personal som omsatts och därför känner inte de olika gruppkonstellationerna varandra så bra vilket känns som en faktor som påverkar möteskulturen. Det känns som att många av grupperna är väldigt försiktiga med vad de säger och det är mycket trevligt snack både innan och efter mötena. Detta är såklart trevligt och inte minst viktigt för kulturen men det känns som att det påverkar mötenas effektivitet just nu.

En annan grej jag lagt märke till är att alla möten bokas i en timma oavsett agenda och att de även läggs så att ett möte börjar minuten efter att ett annat slutar. Detta leder till att många möten blir försenade och de som kommit i tid till mötet får vänta i onödan. Är det så att två efterföljande möten är i samma lokal hade det inte varit lika illa. Ibland är det dock möten i en annan byggnad och då är det svårt att hinna i tid. Jag tänker att det hade varit bättre att som standard boka 45 min möten så det finns tid för transport och specifika frågor mellan mötena. Denna möteskultur skapar även ett väldigt hektisk arbetsklimat då man hela tiden måste springa mellan olika platser. Det är en situation som jag själv anser vara direkt ohållbar då det triggar onödigt stress och oro att man kommer missa något.

Enligt Parkinsons Lag kommer en aktivitet växa för att fylla den tid den fått avsatt (Maylor, 2010). Detta kan man till viss del se under möten här på företaget då vissa möten som känns avklarade efter halva tiden ändå tar hela tiden. Det som jag sett hända är att man går vidare på djupet och börjar gå in på en onödigt detaljerad nivå istället för att runda av. Detta gäller inte för samtliga möten då många möten trots allt håller en väldigt överblickande informationsnivå.

En chef som jag följt har visat på en väldigt bra mötesdisciplin. Han ser till att hålla sig till agendan vilken är uppdelad i hur mycket tid varje punkt ska ta för att allt ska hinnas med. Ibland adderas punkter till agendan i sista sekund vilket gör det svårt att hålla tiden men jag anser att han ändå håller bra tempo genom mötet så man inte somnar, låter diskussioner få ta den tid som behövs och avslutar varje punkt med att sammanfatta det som diskuterats eller beslutats.

Tvärt emot min fördom är mötena här ändå rätt effektiva jämfört med vad jag tidigare har upplevt och jag känner att jag lär mig mycket av att se många olika chefer hålla i möten på sitt sätt. Då organisationen strävar efter att vara mer flexibel anser jag att de behöver minska på mängden möten så att varje medarbetare har mer rum för att arbeta med det som är av högre prioritet och samtidigt kunna ha fler mindre möten som sedan kan rapporteras vidare vid behov.

Referenser

Maylor H. (2010). Project Management: Forth Edition. Pearson Education.

Lehmann-Willenbrock, N., Rogelberg, S. G., Allen, J. A. & Kello, J. E. (2018). The critical importance of meetings to leader and organizational success Evidence-based insights and implications for key stakeholders. Organizational Dynamics, Volume 47 (Issue 1)