Tack!

Hej

Då börjar min praktik närma sitt slut. Det har varit otroligt lärorikt att jobba med ett projektledarteam som gärna delar med sig av sina erfarenheter. Under denna korta period har jag fått lära mig…

  • uppdatera en produktutvecklings-process.
  • hur en projektledare jobbar i projekt.
  • överföra kunskap mellan projekmedlemmar och intressenter.
  • hur riskhantering kan spara massa tid framöver!
  • att motivation och engagemang är A och O i projektledning!
  • om planering kring projekt, så som PDCA, tidsplaner m.m.
  • hur olika ledarskapsstilar kan påverkar anställda positivt eller negativt beroende på vilken personlighet de anställda har.
  • att man kan lära sig mycket genom att reflektera över sitt eget arbete med jämna mellanrum.
  • att skola och näringsliv har mycket att lära av varann!

Det är mycket av denna kunskap som jag kommer att ta med mig till näringslivet och även till mitt privatliv.

Tack för att ni har följt min lilla resa!

Nakisa

Lessons Learned

Hej

Jag har nämnt lessons learned en del när jag har skrivit tidigare och idag var jag ordförande för ett lessons learned-möte. Jag satt tillsammans med projektledaren dagen innan och vi gick tillsammans igenom de material som jag fick ut för några veckor sedan för att läsa på om lessons learned. Peter hade ett önskemål angående mötet och det var att alla i projektgruppen fick post-it lappar där de kunde skriva upp sina reflektioner för att sedan placera de på tavlan. Jag tyckte att det var en bra idé och jag har tidigare varit med om samma upplägg i skolan när jag har läst två andra kurser, så vi körde på det. 🙂

Lessons learned mötet var för ett litet projekt, där de hade byggt en hytt för en truckmodell som skulle köras i frysrum, därav bestod projektgruppen bara av åtta personer varav sex personer hade möjlighet att närvara på mötet. Mötet började med en kort presentation av medverkande, mötets innehåll och upplägg. Under mötet diskuterades hur väl olika delar av projektet, ledarskapet och tekniska aspekter har fungerat. Alla projektdeltagare inklusive projektledaren fick skriva minst två reflekterande post-it lappar kring varje punkt om vad de tyckte var positivt med projektet och vad som kunde förbättras, efter varje lappuppsättning diskuterades reflektionerna.

Personligen gillar jag idén med lappar dels för att det har fungerat bra i skolan och det gjorde det även på Atlet. Den som sitter och skriver ner kommentarer får chansen att reflektera över sitt eget och andras arbete, vilket jag tycker görs alldeles för lite i näringslivet. Ta exempelvis en nyexaminerad person, i början av sin karriär är hen bra på att ställa frågor och ifrågasätta rutiner och arbetsätt, men allt medan åren går så blir anställda allt mer tryggare i sin arbetsroll, jobbar snabbare och i vanor. Med tiden slår de på auto-piloten och kopplar bort reflekterandet. Detta påminner mig mycket om de 4 F:en som vi har pratat om så mycket i skolan: Fakta, Färdighet, Förståelse och Förtrogenhet.

Fakta: känna till, räkna upp, känna igen, beskriva, återge, visa. Lärmetoder: läsa, lyssna, observera.

Färdighet: producera, utföra, repetera, slutföra, göra, beräkna. Lärmetoder: öva, praktiskt och i tanken.

Förståelse: jämföra, identifiera, urskilja, formulera, motivera, strukturera, bevisa, förklara. Lärmetoder: simulera, experimentera, fråga, ifrågasätta, jämföra, reflektera.

Förtrogenhet: värdera, avväga, besluta, anpassa, välja, planera, modifiera, utveckla, kombinera. Lärmetoder: reflektera och meta reflektera.”

Källa: http://blogg.altran.se/cis/2011/04/10/konsultkompetens-3-hur-forstarka-det-viktiga-larandet 

Anställda som har kopplat på auto-piloten har oftast enbart egenskaperna Fakta och Färdighet och det är inte förrän de får reflektera över sitt eget arbete och ifrågasätta det som de har en chans att kunna förstå och förklara för andra vad de jobbar med. Argyris påstår i sin text “Teching smart people how to learn” att proffessioner som nästan alltid lyckas med sitt arbete, får sällan uppleva ett misslyckande och eftersom de inte har misslyckats så har de heller inte lärt sig av ett misslyckande. Människor kan blir defensiva när misslyckandet sker, anklagar andra personer eller system och arbetssätt istället för att reflektera och lära.

Lessons learned är ett bra sätt att analysera och reflektera efter en avslutad fas eller aktivitet. Näringslivet är duktiga på att utvärdera slutförda arbeten och jag tror även att skolor också är det. Det jag däremot tvivlar på, på båda arbetsplatser är ifall de utvärderar sitt eget arbete och agerande, vad gjorde jag bra? Vad kan jag göra bättre? Hur uppfattar andra mig och mitt arbete? osv. Sedan kan man diskutera vidare hur ett Lessons learned tillfälle ska gå till, personligen anser jag att möten är ett mer effektivt sätt än utvärderingsblanketter då varje person kan komma till tals, antingen muntligt eller via skrift, samt att åsikter diskuteras därefter. Kanske att det är lite svårare i skolan jämfört med näringslivet? En chef är mer insatt i ditt arbete eftersom denne behöver rapportera resultat medan en rektor inte är närvarande på samma sätt och inte heller lika insatt i ditt arbete, på så sätt kan en anställd i näringslivet få mer feedback än en lärare?

Slutligen sitter jag och funderar lite på nackdelen med utvärderingar och lessons learned. Jag är lite orolig för vart dokumenten sparas och placeras, kommer de vara lätttillgängliga och synliga för andra? Kommer de att utföras för lärandet eller kommer de utföras för att det är en del i arbetet? Detta är en nackdel med all dokumentation! Hur kan vi förhindra detta? Kommentera gärna nedan!

Ha en bra fredag!

Nakisa

Utvärdering

Hej

Igår och idag har vi haft finbesök från Frankrike, Holland, Tyskland och England. Marknadsrepresentanter från Atlets dotterbolag i Europa har varit på besök för att utvärdera nya truckmodeller. De nya truckmodellerna är en utveckling av gamla modeller som kommer att tas bort efter att de nya truckmodellerna går in i serieproduktion.

Igår visades tre nya truckmodeller upp. Projektet för dessa tre truckmodeller befinner sig i slutet av förprojektet och det var prototyper av den slutliga versionen som visades upp. Idag visades en annan truckmodell upp som befinner sig i konstruktionsfasen, och det var andra marknadsrepresentanter jämfört med gårdagen då de ansvarar för olika truckmodeller. Marknadsrepresentanterna fick även chansen att jämföra den nya modellen med den gamla för att tydligare se skillnaderna. Det anordnades även en trucktävling för att öka gruppdynamiken och ge en mer långvarig känsla av trucken. 🙂 Det var intressant att se vilka åsikter marknadsrepresentanterna hade, eftersom att de har mycket kundkontakt och får in feedback om vad kunderna tycker om de gamla modellerna.

Efter marknadsundersökningen kommer truckarna att åka ut till olika kunder i Europa. På så sätt kan yrkesförare köra de nya modellerna och även de komma med feedback. 🙂 Det är viktigt att få fram olika perspektiv för att därefter utveckla en produkt ytterliggare. På så sätt är fler nöjda med den nya produkten från seriestart och färre justeringar behövs göras i efterhand!

Intressant hur man kan minska risker!

Nakisa

Motivation

Hej

Idag har jag fått närvara på veckomöten för två olika projekt, där projektledaren håller i mötet och alla projektmedlemmarna är närvarande. Nedan följer agendan:

Projekt 1:

  • Presentation av nya medlemmar
  • Genomgång av tidsplanen, slutförda och framtida leveranser
  • Sammanfattningsrunda, där varje person fick komma till tals

Projekt 2:

  • Presentation av nya och gamla medlemmar
  • Upplägg av mötet
  • Genomgång av tidsplanen och ej slutförda leveranser
  • Sammanfattning och reflektionsrunda
Min egen reflektion efter dessa möten handlar inte om mötets innehåll, utan om motivation och engagemang. Mycket av det som diskuterades berörde inte alla projektmedlemmarna, samtidigt som detta är enda tillfället i veckan som hela projektgruppen träffas och har möjlighet att ta lärdom av varandra och se vad andra jobbar med. Resultatet blev att de medlemmar som inte var ansvariga för en specifik leverans började fokusera på andra saker utöver mötet. Det var tom en person som frågade ifall hon behövde vara med mer. Detta leder till min fråga: “Hur kan man engagera alla i projektgruppen under hela mötet?”. Båda projektledarna försökte engagera medlemmarna under hela mötet, och under de sista 5-10 minutrarna av mötet körde de en runda där varje medlem hade chansen att komma med synpunkter eller reflektera, men majoriteten av medlemmarna sa att de inte hade något att tillägga.

Ena projektledaren beskrev det som en väldig svår balansgång: “Hur balanserar man vad som anses som relevant information att ta upp under mötet samtidigt som man försöker behålla intresset hos projektmedlemmarna?“. Jag nämnde även att jag hade förväntat mig mer motivation och engagemang från anställda och relaterade detta till skolan och mina tidigare VFU platser: “Man förväntar sig att anställda ska vara mer motiverade än skolungdomar då de anställda har valt sitt yrke, jämfört med skolungdomar som är tvungna att gå i skolan”. Men så är självklart ej fallet då människor arbetar för olika anledningar och mål, en del vill utvecklas medan andra bara vill utöva sina 8 tim per dag för att sedan göra annat.

Jag diskuterade mina tankar vidare med Björn och precis som vi fick lära oss i kursen “Leda i Organisation” så berättar Björn om Maslows motivationsteori, där alla människor har fem grundbehov…
Fysiologiska behov: hunger, törst, sömn
Trygghetsbehov: fysisk och känslomässig trygghet
Sociala behov: behov av vänskap, tillhörighet
Behov av erkännande
Behov av självförverkligande  
(Jacobsen & Thorsvik, 2010, s. 260)

…samtidigt som han nämner att människor är olika, har olika mål och motiveras olika. Därför har jag lärt mig att det viktigaste på en arbetsplats är att lära känna sina medarbetare och övriga anställda. Jag fick med mig en text om organisationspsykologi och -ledarskap av Rubenowitz som är väldigt intressant, rekommenderar den starkt! Författaren nämner en tabell som kallas för DISC, där man lättare kan lära känna sina medarbetare bättre beroende på vilka egenskaper de har och från tabellen se hur dessa individer vanligtvis motiveras.

Som slutsats tror jag att skolan och näringslivet kan lära sig mycket av varandra. Hur agerar en lärare för att få sin klass att lyssna och prestera? Kan vi föra denna kunskap vidare till näringslivet? Sedan tycker jag att en ledare ska utveckla gruppdynamiken och klargöra ansvarsområdena. Vad är min roll som elev/anställd? Vad förväntas av mig? Vad har jag för ansvar? osv.

Har du några tips på hur man kan motivera och engagera sina medarbetare? Kommentera gärna nedan för tips och förslag!

Hörs snart igen!

Nakisa

Planering A och O

Hej

Björn har under senare tid behövt hoppa in för en projektledare då hen har varit sjuk och dag gick vi igenom risker och åtgärden för det projektet. Med allt man gör finns det risker, och ifall man skulle göra en lista på alla möjliga risker och åtgärden skulle detta ta en oändlig tid. Därav fokuserade vi på att hantera de stora riskerna i projektet. En av de största riskerna är att det är resursbrist, projektet saknar el-konstruktörer vilket leder till att projektet har stannat upp under en kort period.

Under eftermiddagen tillbringade vi tiden för att planera hur projektet ska gå vidare när projektet får tillgång till el-konstruktörer, så att projektet kan återupptas snarast möjligt. Vi fick dela upp alla arbetspaketen och uppskatta en tid för värsta, trolig och bästa fallet för att sedan räkna ut ett medel baserat på en formell. Sedan lärde jag mig att heltidsanställda beräknas arbeta 80 % eftersom resterande tid tillbringas till att starta upp datorn, IT-problem, gå till och från möten etc, vilket är ganska logiskt egentligen. Med hjälp av detta och tidigare erfarenheter skapades det en ny tidsplan för riskerna. Jag fick även bekräftat från VFU tummelplats att några timmars planering kan spara flera veckors arbete.

Det märks även tydligt att Atlet fokuserar mycket på planering för att förebygga eller minimera senare risker. Ifall ni minns nätplanerna jag jobbade med så heter den första nätplanen förprojektetsfasen, där man arbetar med att planera projektets olika delar och förbereda inför projektets start. Denna fas tar nästan lika mycket tid att utföra som de resterande 3 faserna tillsammans, vilket belyser vikten av att planera!

Hörs snart!

Nakisa

Summering

Hej

Jag tänkte summera vad jag har fått erfara under mina första 4 veckor (utav 6 veckor) av min sista VFU innan årsskiftet.

Som ni vet så har jag jobbat med nätplaner för de första tre faserna i Atlets PU-process. Detta har gett mig en bra förståelse för hur projektledarna på Atlet jobbar med framtagning av nya produkter och vilka aktiviteter projektdeltagarna arbetar med. Nätplanerna kommer att användas för att överföra kunskap mellan projektdeltagarna, projektledarna och andra intressenter. Här kan varje projektdeltagare se kopplingen mellan olika leveranser för att den kritiska tidslinjen inte ska brytas. Nätplanerna stödjer även ledarskapet för projektledarna eftersom det skriftligt står vilka avdelningar som har ansvaret för olika aktiviteter, vilket tidigare inte har varit självklart.

Under första veckan skapade jag en tidsplan, där jag planerade de aktiviteter som ingår i min VFU, och en tidslogg för att registrera hur min tid kommer att spenderas. Mycket av detta har jag fått lära mig från en tidigare kurs: VFU tummelplats, där fick vi lära oss hur viktigt det är med planering OCH omplanering för att kunna hålla en tidsplan och budget.

Jag nämnde tidigare att jag skulle få närvara under Marias “Lessons Learned”-möte, där fram- och motgångar för Förprojektsfasen lyfts fram. Tyvärr så var Maria sjuk den dagen och det ombokade mötet krockade med en av mina tentor. Däremot ska jag få agera ordförande på Peters “Lessons Learned”-möte för en ny hytt till truckar som kör i frysrum. Jag har fått en del material på hur ett “Lessons Learned”-möte brukar gå till, som jag kan studera inför planeringen av mötet. I vilket fall vill jag redan nu påstå att Atlet är en lärande organisation som reflekterar (och dokumenterar) över vad de kan förbättra och behålla efter varje slutförd fas i ett projekt. Mer om detta efter min “Lessons Learned”. 🙂

Gott Nytt År!

Nakisa

Ledarskap

Hej

Jag har tidigare fått se hur ledarskapet på Atlet sker genom att uppleva olika händelser. Idag har jag fått chansen att följa Björn under en hel dag för att se hur en arbetsdag för en projektledarchef kan se ut. Dagens schema har varit följande:

Ett projektuppföljningsmöte under hela förmiddagen, där Björn och respektive projektledare rapporterar status för varje projekt till berörda chefer på Atlet. Det var intressant att se hur effektivt mötestiden och de berördas tid änvändes. Varje projekt hade 15-20 min på sig att presentera slutfört arbete, eventuella avvikelser och fortsatt arbete, samt att Björn hade planerat så att projektledarna och de som inte jobbade i alla projekt inte behövde närvara under hela mötet.

Under eftermiddagen hade Björn ett informationsmöte för sitt team för att informera om de ändringar som kommer ske inom teamet och för företaget framöver. Informationen presenterades under mötets första 10 min och återstående tid (20 min) för frågor.

Senare under dagen fick jag även närvara under ett rapporteringsmöte, där Björn presenterade resultatet av förmiddagens möte för sin chef.

Efter denna dag och upplevelser som har skett under praktikperioden vill jag påstå att Atlet har ett öppet ledarskap, där chefen är närvarande för sina medarbetare och tar vara på andras åsikter och tankar. Under ett tidigare möte (se inlägg från 2012-12-10) såg vi hur chefen bjuder in andra projektledare för att även de ska få komma till tals och presentera sina åsikter och tankar angående nätplanerna. Vi ser även hur chefen öppnar upp för frågor under informationsmötet istället för att hålla en presentation och sedan säga “ni kan maila mig ifall ni har några frågor”. Jag har även märkt att Björn uppmuntrar och ger beröm till sina medarbetare och andra på företaget vilket i mitt fall motiverar och leder till en högre insats.

Under mina två första VFU-perioder fick jag även chansen att uppleva ledarskapet på Aranäs gymnasieskola. Utav min erfarenhet på skolan så är rektorn mycket frånvarande, där en lärare och rektor sällan ses och det var inte förrän i mitten av min första VFU som jag av en slump träffade på rektorn och blev presenterad. Aranäs hade veckomöten varje onsdag eftermiddag för lärarlaget och ibland för avdelningarna för sig, under dessa möten kunde rektorn närvara ibland.

Personligen föredrar jag ett öppet ledarskap där chefen är tillgänglig framför hur det kan vara på en skola. Jag märker tydligt hur medarbetare motiveras och utvecklas genom att få beröm och återkoppling på sitt arbete och tror att detta är betydligt med hållbart än ledarskapet på en skola där rektorn inte finns tillgänglig för lärarna. Jag fick lära mig i kursen Leda i Organisation att “det är inte vad chefen gör, utan vad den inte gör som definieras som ett dåligt ledarskap”.

God Jul!

Nakisa

Fjärde veckan forts.

Hej

Idag har jag i stort sett gjort klart arbetet med Produktionsförberedelse-fasen. Denna fas är en förberedelse inför serieproduktion av en ny truckmodell och precis som namnet indikerar så ligger de flesta förberedelserna hos Produktion. Nästa vecka kommer Produktionsförberedelse-fasen och de tidigare två faserna att ligga uppe på Atlets ledningssystem :). Det har varit mycket lärorikt att jobba med Atlets PU-process, jag har lärt mig mycket om vilka ansvarsområden och aktiviteter som gäller för en projektledare.

Nästa vecka blir det en massa lärande, då kommer jag få lära mig om hur en Lessons Learned går till och hur en projektledarchef jobbar och hur ledarskapet på Atlet är! 🙂

Hörs igen nästa vecka!

Nakisa

Fjärde veckan

Hej

Dagen till ära har jag fått jobba självständigt. Jag har börjat titta på den tredje fasen för att försöka förstå vad deltagarna jobbar med. Denna fas har ingen nätplan sedan tidigare så min uppgift blir att skapa en nätplan baserat på vad jag kan från de tidigare faserna. Till min hjälp har jag även fått en skiss och en lista av aktiviteterna som ingår i Produktionsförberedelse-fasen. Uppdaterar er mer imorgon om hur detta kommer gå.

Hörs imon!

Nakisa

Tredje veckan

Hej

Dags för en uppdatering av tredje veckan:

Under denna vecka har jag granskat och uppdaterat förprojektsfasen (nätplan 1). Det krävdes mer tid för denna fas då det var mycket som behövde ändras. Varje aktivitet har minst en in- och en utdata och det var många in- och utdata som saknades, var felskrivna etc. Förprojektsfasen har även uppdaterats med ny input från granskningsmötet med Björn, Maria och Peter. Vid veckans slut lämnades de båda faserna till Björn för granskning.

Vad kommer jag få göra de nästkommande veckorna?

  • Jag kommer få närvara under Marias möte “Lessons Learned” där projektdeltagarna kommer diskutera fram- och motgångar för Förprojektsfasen av Marias projekt.
  • Jag kommer även få närvara under ett rapporteringsmöte med Björn.
  • Jag har även fått lite eget arbete som jag kan jobba med under eventuell dötid. Jag ska börja titta på den tredje fasen (Produktionsförberedelse-fasen) och implementera aktiviteter för att skapa en nätplan.
  • Korrigera de granskade faserna (Förprojekt- och Konstruktionsfasen) för att därefter lägga upp de färdiga nätplanerna i Atlets ledningssytem, A1.

Hörs senare!

Nakisa