Att leva (och leda) som man lär

Min praktik på Ramböll är nu över, och i slutet av förra veckan presenterade jag mitt arbete för avdelningen på deras enhetsmöte. Som jag skrev om för någon vecka sedan hade jag en plan att inte bara visa upp den mötesmall jag har tagit fram, utan även lägga upp min presentation utifrån den för att på så sätt ge medarbetarna en möjlighet att få prova på arbetssättet. (Om ni glömt hur mötesmallen ser ut hittar ni den här.)

Därför började jag min presentation med att förklara syftet och målet med den. Alltså dels att visa och prova på mötesmallen men även att presentera och diskutera det resultat som jag fått från de intervjuer och enkäter jag genomfört under min praktikperiod. Efter en kort presentation av resultatet fick medarbetarna diskutera några frågor kopplade till resultatet som handlade om hur de agerar när de ber om hjälp och hur de vill att andra ska agera när de ber om hjälp.

Diskussionen lades upp enligt think, pair, share. Några ville gärna börja diskutera direkt, men jag gick då in i min lärarroll och uppmanade dem att tänka efter själva först. Det kom ganska naturligt att kliva in i den rollen då jag höll i presentationen. När jag reflekterar över det tror jag att mycket i mitt sätt att undervisa, såsom tydlighet och struktur kan vara bra aspekter även när man håller en presentation eller leder ett möte. Dock tror jag att det är viktigt att man i mötessituationer tänker på att man är på plats på samma villkor som övriga deltagare, och inte ska ta alltför stort kommando som man kanske kan göra som lärare, där man har en tydligare auktoritet och ledarroll.

Oavsett, under diskussionerna kom flera intressanta tankar fram, och jag upplevde att flera av medarbetarna reflekterade över sådant de tidigare inte tänkt på så mycket, såsom att de själva ibland agerar på ett sätt som de inte uppskattar att kollegor gör mot dem i situationer när de ber om hjälp. Att få lyfta sådana tankar i hela gruppen och reflektera över hur man kan förbättra situationer som denna tror jag var uppskattat bland mötesdeltagarna.

I takt med att åsikter och tankar delades med gruppen försökte jag även att anteckna dessa på en whiteboard som fanns i rummet, så att alla skulle kunna titta på detta och ta del av anteckningarna. Avslutningsvis sammanfattades tankarna och kopplades tillbaka till mål och syfte med presentationen, allt inom (nästan) 20 minuter vilket enligt min mötesmall är ungefär så länge man i genomsnitt orkar fokusera på något. Således avslutade jag presentationen med att be alla resa sig för en liten micropaus innan enhetschefen tog över fortsättningen på mötet.

Med detta avslutades min praktikperiod och nu även denna blogg. Jag vill säga tack till alla på Ramböll som tagit sig tid att visa mig runt, svara på frågor och på andra sätt delat med sig av sin kunskap och fått mig att känna mig välkommen. Tusen tack!

Konsten att dela med sig av kunskap

I onsdags fick jag möjlighet att delta vid ett seminarium som handlade om dagvattenhantering*. Två medarbetare hade varit på en konferens om detta och delade nu med sig av en kort sammanfattning över vad som tagits upp på kursen. Jag var den som kunde minst om dagvattenhantering i sällskapet (alla andra arbetar mer eller mindre med detta). Trots detta hängde jag med bra i vad de pratade om och diskuterade och jag lärde mig en hel del om ämnet. Jag tror detta berodde på några olika faktorer som presenteras nedan.

För det första var alla som medverkade vid seminariet medarbetare som arbetar ganska nära varandra och klimatet var därför väldigt lättsamt och öppet. Det gjorde att många ställde frågor och flikade in med egna tankar och funderingar medan presentationen pågick. Dessutom var presentationen välstrukturerad med tydliga slides som visade ett översiktligt innehåll av de olika föreläsningar som funnits på konferensen. Syfte och mål presenterades för respektive föreläsning och sedan de slutsater som dragits. Det blev alltså inte så detaljerade genomgångar utan om man ville ha mer ingående information hänvisades man till en hemsida där alla föreläsningar fanns att tillgå i helhet. Avslutningsvis kan sägas att det faktum att jag ändå har en viss förkunskap i ämnet från min kandidatutbildning på Väg och Vatten naturligvis underlättade min förståelse.

Jag skulle vilja jämföra detta seminarium med en presentation från en leverantör som jag medverkade på för några veckor sedan. Dessa två presentationer var olika på många sätt och kanske inte kan jämföras rakt av inom vissa aspekter, men jag kommer ta upp några delar från leverantörspresentationen som jag tror hade kunnat bli ännu bättre om de innehållit några av de faktorer från seminariet som beskrevs ovan.

En del som jag tror hade gjort leverantörspresentationen bättre hade varit om de på ett tydligare sätt öppnat upp sina frågor. Från mina praktikkurser på gymnasieskolor har jag fått med mig att det är viktigt att ställa öpnna frågor för att få med sig eleverna på det man går igenom. Slutna frågor med ja/nej-svar ger oftast inte så mycket och man ska undvika frågor av typen: “hänger ni med?”. I denna presentation ställdes många “hänger ni med”-frågor, som sällan fick något gensvar. Istället hade de som höll den här presentationen vunnit på att likt dagvattenseminariet stanna upp ibland och låta frågor och funderingar komma spontant.

Något som kan ha talat emot leverantörspresentationen och chansen för dem att få många frågor spontant är det faktum att de kom utifrån och inte var en del av den etablerade grupp som de höll presentationen för. Enligt den teori om gruppdynamiska processer som gicks igenom under kursen Leda individ och grupp är det lättare att säga vad man tycker till en grupp där alla känner varandra och som kommit längre med sin tillhörighet än i en ny grupp. Denna sammanställning kan ju ses som en ny grupp då leverantörerna var okända för medarbetarna sedan tidigare. Detta är något som även tas upp av Maylor (2010) och den gruppdynamiska processen illustreras där med figuren nedan. Pilarna är mitt tillägg och markerar var jag uppfattar att grupperna befann sig i de olika situationerna som beskrivs ovan.

capture4Bildkälla orginalbild:
Maylor, H. (2010). Project Management Basics, Essex: Pearson Education Limited.

Avslutningsvis kan man alltså från denna jämförelse dra slutsaten att för att få en bra inlärning krävs det att en diskussion och ett utbyte sker mellan den som ska lära sig något och den som lär ut, till exempel genom att öppna frågor ställs och besvaras. För att detta ska ske krävs dock att gruppen som sådan har en relation till varandra och kommit framåt i den gruppdynamiska processen.

 

*Dagvatten är det vatten som kommer från tex tak och gator när det regnar eller när snö/is smälter. Dagvattenhantering innebär alltså att hitta metoder för hur man ska ta hand om detta vatten på bästa sätt.
Källa: Nationalencyklopedin, dagvatten. http://www.ne.se/uppslagsverk/encyklopedi/lång/dagvatten (hämtad 2016-12-14)

Vad kan man lära sig på ett möte?

Bild

Som jag tidigare har tagit upp finns det flera olika typer av lärande på arbetsplatsen. I inlägget Kollegialt lärande och annat lärande (som du kan läsa här) pratar jag framför allt om informella verktyg för lärande, såsom att man går till en kollega för att be om hjälp. Jag tar även upp mentorsprogrammet som finns, där varje nyanställd får någon de kan vända sig till för att få hjälp med frågor och funderingar.

Men det finns även andra forum för att lära sig saker på arbetsplatsen, och idag tänkte jag ta upp ett av dessa, nämligen lärande under möten. Eftersom det finns olika typer av möten finns det givetvis olika typer av lärande som kan komma till stånd under mötena. Den typ av möten jag tänkte diskutera idag är möten med minst 3 deltagare, och som har en tydlig agenda och en tydlig mötesledare som sammankallat till mötet. Syftet med mötet ska vara att man kommer framåt, oavsett om det är inom ett projekt eller gällande något mer strategiskt.

Utifrån de möten jag deltagit på är min upplevelse att dessa typer av möten används till tre olika saker:
Avstämning, där en person delar med sig av vad hen arbetat med inom projektet för att informera resterande. Här skulle jag säga att den typ av lärande som sker främst är lärande enligt Locke. Övriga i gruppen tillskansar sig kunskapen genom att passivt ta emot den, lyssna och eventuellt anteckna.
Problemlösning, någon har en fråga som måste få ett svar, och gruppen försöker gemensamt diskutera fram en lösning på denna. Här är lärandet främst socialkonstruktivistiskt enligt Vygotskij, då deltagarna använder sina gemensamma kunskaper för att lösa problemet.
-Erfarenhetsutbyte, en fråga lyfts som ligger utanför den frågandes kunskapssfär, men en annan person på mötet har erfarenhet av detta och berättar hur problemet löstes i ett tidigare, liknande projekt. Eftersom man lärt sig från något man utfört en gång, blir den mest överensstämmande lärandemodellen här gestaltteorin som Dewey skapade, mest känd som Learning by doing.

Gemensamt för att alla dessa punkter ska fungera så bra som möjligt är att alla deltagare på mötet måste förstå nyttan i att berätta vad de tycker och delar med sig av sina tankar under mötet. I mitt förra inlägg skrev jag om verktyget EPA, och utifrån detta har jag skapat en mötesmall som ska ge förutsättningar till att just alla är aktivt deltagande i mötet. I figuren nedan kan du se hur mötesmallen ser ut.

capture

Tanken är att denna mall ska användas nästa vecka på det möte där jag ska presentera vad jag kommit fram till i mitt arbete för avdelningen. Genom att inte bara presentera mallen utan även använda den försöker jag själv få med två lärandemodeller; learning by doing (Dewey) och Locke.

Källa: Lärandemodeller är hämtade från:
Phillips, D. S. (2014). Perspektiv på lärande. Lund: Studentlitteratur.

 

 

Kan ett stort företag lära sig något från ett klassrum?

I slutet av förra veckan fick jag möjligheten att följa med till Malmö där avdelningen skulle arbeta med strategifrågor tillsammans med sina kollegor från kontoret där. Det var en väldigt intressant och lärorik resa som jag tänkte att jag skulle berätta mer om i det här inlägget.

Vi lämnade Göteborg på torsdag förmiddag och anlände i Malmö runt lunch. Vi tog en rask promenad från stationen till kontoret och efter en presentationsrunda satte arbetet med verksamhetsstrategin igång. De två avdelningscheferna hade satte ihop ett utkast och detta gicks igenom punkt för punkt och medarbetarna fick komma med åsikter löpande. Då vi var ganska många, och från två olika kontor, blev det inte så många åsikter som yttrades från medarbetarna.

Efter en kort stund delade vi därför upp oss i två grupper och fortsatte med arbetet. Nu kom fler åsikter fram, antagligen för att vi var färre personer och tillsammans med folk vi kände. Arbetet med att gå igenom dokumentet tog ganska lång tid, och efter ett tag avbröts det för andra aktiviteter.

Jag började fundera på hur upplägget kunde ha sett ut om arbetet med att gå igenom och ge input på ett dokument hade genomförts i ett klassrum. Som lärare hade jag antagligen använt mig av metoden think-pair-share, eller EPA (Elev-Par-Alla) som den kallas på svenska. Metoden innebär att eleverna får en fråga som de först från tänka över själva och skriva ner sitt svar. Därefter parar de ihop sig med bänkgrannen och delar med sig av och diskuterar sina svar tillsammans. Slutligen delar paren med sig av sina svar till hela gruppen/klassen.

Frågan är om denna metod kan tillämpas även på möten liknande det som beskrevs ovan? Jag tror den kan det. Och enligt artikeln Så blir dina möten effektiva i tidningen Kollega är två av de viktigaste punkterna för just effektiva möten att mötesledaren ställer frågor samt att man under mötet har många diskussioner parvis eller i smågrupper.

Men nu ska jag fortsätta berätta om besöket i Malmö. Efter arbetet med verksamhetsstategin fick vi nämligen göra ett test för att se vilken typ av person vi är i ett team. Extra roligt för mig eftersom vi gått igenom dessa roller i kursen “Learning and leading in dysfunctional organizations”. Rollerna kommer från början från Meredith Belbin och används för att identifiera olika karaktärer och skapa så blandade team som möjligt (Maylor 2010). Bland oss i rummet visade det sig att nästan alla roller var representerade, även om det fanns fler av vissa än av andra. Roligt att se att det fanns en spridning!

img_20161124_163905

De åtta olika team-rollerna enligt Belbin

När testet var avslutat fortsatte dagen som nu övergått i kväll med teambuildning och middag. Överlag en väldigt bra och givande resa som jag är väldigt glad över att jag fick ta del av.

Källor:

  • Dyer K. (den 15 November 2012). Classroom Techniques: Formative Assessment Idea Number Five Hämtat från Teach. Learn. Grow:(https://www.nwea.org/blog/2012/classroom-techniques-formative-assessment-idea-number-five/)
  • Bremberg D. (den 9 oktober 2012) Så blir dina möten effektiva Hämtat från Kollega:(http://www.kollega.se/sa-blir-dina-moten-effektiva)
  • Maylor, H. (2010). Project Management Basics. Essex: Pearson Education Limited.

Kollegialt lärande och annat lärande

Dagens inlägg börjar med glada nyheter! Den här veckan har jag fått svar på och gått igenom den enkät som jag skickade ut till avdelningen för en dryg vecka sedan. Enkäten berörde frågor om i hur stor utsträckning respondenterna tar del av kunskap från tidigare projekt i sitt arbete samt hur ofta de ber sina kollegor om hjälp eller hjälper sina kollegor. Svarsfrekvensen på enkäten är 82%, vilket jag tycker känns positivt. Det var även en majoritet av dessa som svarade att de gärna ville delta i en personlig intervju om hur de arbetar med kunskapsöverföring. Det ska bli intressant att få ta del av mer djupgående reflektioner och tankar som de har kring lärande.

Även om jag ännu inte har några djupare svar från intervjuer har jag ändå observerat flera olika typer av lärande på arbetsplatsen. Något jag uppfattat genom att observera arbetet på avdelningen är att medarbetarna är bra på att ta hjälp av sina kollegor då de funderar över något. Det kan både handla om tekniska bitar som de inte har koll på hur de ska lösa eller någon fråga som berör ramverket för det projekt de arbetar med. I enkätsvaren har nästan alla respondenterna även svarat att de flera gånger per vecka eller månad frågar en kollega då de behöver hjälp, och att de ofta fysiskt ställer frågan till sin kollega isåfall.

Där jag gör min praktik är kontoret utformat med enskilda rum längs kanten, med en-två platser per rum, och resterande medarbetare sitter i landskap, men med högre glasskärmar runt sig. Jag har nästan aldrig sett någon som har ett enskilt rum ha sin dörr stängd, och jag tror att den relativt öppna utformningen uppmuntrar till att gå över till sin kollega om man behöver fråga något.

Jag skulle vilja kalla denna typ av lärande, där kollegor tar hjälp av varandra och utbyter erfarenheter för kollegialt lärande. Dock är detta ett ganska informellt kollegialt lärande om man jämför med när begreppet används i en skolkontext, som det var på min förra praktikplats. Där innebar det kollegiala lärandet att man hade uppstyrda träffar där ett visst område diskuterades och erfarenheter utbyttes. Ett formellt forum för kunskapsutbyte är även vad Skolverket beskriver att kollegialt lärande innebär i artikeln Kollegialt lärande nyckelfaktor för framgångsrik skolutveckling. (Ernald 2016) Dock upplevde jag att medarbetarna på skolan även delade med sig av sina arbetssätt och tips även under mer informella former, liknande det som görs på min nuvarande praktikplats.

En formell bit som saknas men som kanske skulle behövas generellt på skolor är ett uttalat mentorskap eller introduktionsprogram för nyutexaminerade nyanställda. Detta är något som finns på min nuvarande praktikplats och som jag anser vara ett utmärkt sätt att dela med sig av kunskap mellan mer erfarna och de som befinner sig i början av sin karriär. Jag har hittills bara fått veta att det finns, men hoppas kunna få mer information om detta under mina intervjuer som jag ska hålla i nästa vecka. Jag återkommer om det då!

Källa: Ernald, T. (den 26 Januari 2016). Kollegialt lärande nyckelfaktor för framgångsrik skolutveckling. Hämtat från Skolverket: http://www.skolverket.se/skolutveckling/forskning/artikelarkiv/kollegialt-larande-nyckelfaktor-for-framgangsrik-skolutveckling-1.171296 den 23 November 2016

Olika typer av ledarskap inom företaget

Eftersom jag läser Lärande och Ledarskap är det såklart intressant att titta på både Lärandet och ledarskapet inom organisationen. Dagens inlägg kommer därför fokusera på hur ledarskapet fungerar.

Jag följer till stor del den person på avdelningen som är både projektledare och avdelningschef, J. I kursen leading in dysfunctional organizations som jag läser parallellt med denna har vi pratar om skillnaderna mellan dessa olika roller. Linjechefen ska svara på frågorna vem, hur och varför medan projektledaren svarar mot vad och när. Jämför gärna med bilden nedan från Maylor, 2010.

Förhållandet mellan line management (avdelningschef) och project manager (projektledare)

Förhållandet mellan line management (avdelningschef) och project manager (projektledare)

Eftersom denna roll innehas av samma person på min praktikplats blir ledarskapet i någon mening dubbelt. Jag har fått erfara både situationer där J tar en projektledarroll men även där han främst praktiserar avdelningsledarrollen. Igår hade vi ett intressant samtal om detta och hur man hanterar de här olika rollerna, även kopplat till sin personlighet. Av det jag observerat har J under möten med sin avdelning ofta en ganska mjuk framtoning, vilket kanske främst kan kopplas till avdelningschefsrollen, där det är viktigt att få med sig sina medarbetare och utöva ett demokratiskt ledarskap. Dock är J tydligt ledaren i mötena, fördelar ordet och är den som för mötet framåt.

Jag har observerat två olika typer av möten som J haft med avdelningen. Dels har jag varit med under ett beläggningsmöte där fokus var att gå varvet runt och få en känsla för vad de andra håller på med och hur hög beläggningen är på avdelningen, samt att informera om sådant som rör många, tex semester över jul och en kommande resa som avdelningen ska göra. Detta var relativt informellt, det fanns ingen direkt dagordning och heller inget protokoll. Dessa möten hålls ca en gång i veckan och varar ca 30 minuter.

Utöver beläggningsmötet har jag även varit med på ett enhetsmöte. Dessa är mer formella med protokollskrivning och en dagordning utifrån en tydlig mall. På dessa möten tas mer strategiska frågor upp, information om hur avdelningen ligger till ekonomiskt, vilka uppdrag som finns, rekryteringar och utbildningar med mera. Detta möte var väldigt lärorikt att få delta i, dels för att få en delvis annan syn på J:s ledarskap men även för att få en bättre insyn i hur arbetet fungerar på avdelningen.

Självklart finns även andra exempel på ledarskap inom avdelingen. Till exempel samarbetet mellan uppdragsledare och projektör som jag observerade då jag satt med vid en genomgång av ett utfört projekt. Projektören hade i det fallet utfört majoritet av arbetet, medan uppdragsledaren hade koll på detaljerna, specifika regler och ramverk. Eftersom uppdragsledaren är mer senior märktes det även att hen har större erfarenhet överlag. Ledarskapet hos uppdragsledaren upplevde jag var ganska avslappnat och mer som en mentorsroll. Projektören hade förberett många frågor som tydligt drev mötet framåt och som de båda hjälptes åt att besvara och lösa.

Källa: Maylor, H. (2010). Project Management Basics. Essex: Pearson Education Limited.

Vad är det du ska göra här egentligen?

Frågan i rubriken har jag fått från flertalet medarbetare på kontoret. Det snabba och korta svaret som jag gett de flesta är att jag ska titta på hur avdelningen arbetar med lärande mellan olika projekt och hur kunskap tas till vara på inom arbetet.

Nu tänkte jag att jag skulle ge er här på bloggen det långa och utförliga svaret istället:

Jag beskrev som ni kanske minns i mitt förra inlägg att alla på kontoret sitter ganska samlade i en halvöppen kontorsmiljö som inbjuder till att gå över till en kollega om frågor eller funderingar finns. Jag har under mina två veckor hittills sett ganska många tillfällen där det är medarbetare som diskuterat projekt med varandra, och tagit hjälp när det är något de fastnat i. Det är alltså ganska mycket socialkonstruktivistiskt lärande som pågår här! (Phillips, 2014)

Det jag vill undersöka mer är hur pass vanligt detta är; är det främst några som frågar ofta eller är alla bra på att ta hjälp av och hjälpa varandra? Genom att skicka ut en enkät nästa vecka som berör bland annat det, hoppas jag på att få svar på den frågan.

Utöver att ta hjälp av varandra vill jag också ta reda på om det finns fler metoder för att utnyttja varandras kunskap. Inget ont mot socialkonstruktivismen, men det finns ju även fler lärandemodeller som skulle kunna utnyttjas. Jag vill titta på både den kunskap som finns lagrad från tidigare erfarenheter men även mer specifikt från tidigare projekt. Det är något jag ska fråga om i min enkät men även försöka ta reda på genom att medverka på så många projektmöten som möjligt, både uppstarts, genomförande och avslutningsmöten.

När jag väl samlat på mig all den här informationen ska jag ge mig in på att analysera den, försöka komma fram till varför man gör just som man gör och försöka komma med idéer på hur det kan bli ännu bättre. Målet måste ju ändå vara att slippa dubbelarbete och att utnyttja tidigare erfarenheter så långt det bara går.

 

Källor: Phillips, D. S. (2014). Perspektiv på lärande. Lund: Studentlitteratur.

Första veckan på praktiken

Den här veckan har jag inlett min företagspraktik som är en del av min utbildning på masterprogrammet Lärande och Ledarskap på Chalmers Tekniska Högskola. Jag genomför praktiken på Ramböll som är ett tekniskt konsultföretag. Eftersom jag har min bakgrund från Väg och Vatten, och nu under min masterutbildning läst Lärande och Ledarskap, känns det klockrent att titta på hur just lärandet och ledarskapet fungerar här.

Företaget jag gör min praktik på arbetar med både mindre och större projekt inom samhällsbyggnad, och den avdelning jag befinner mig på arbetar mer specifikt med vatten- och avloppsteknik (VA-teknik). Eftersom uppdragen till stor del genomförs för kunder inom offentlig sektor (Trafikverket, kommuner osv) sitter konsulterna på plats på kontoret och inte ute hos kunden, vilket är vanligt inom andra konsultområden. I och med att medarbetarna sitter på samma ställe finns det kollegor att fråga om man fastnar eller behöver hjälp, och kunskap kan utbytas. Om detta är något som utnyttjas, och i så fall till vilken grad, är något jag vill titta närmare på. Mer om det i kommande inlägg.

Jag har redan nu börjat läsa på om företagets verktyg för projekthantering och projektuppföljning, som jag kommer presentera närmare kommande veckor. Men jag vill redan nu ger er en försmak på vad det handlar om, genom att presentera syftet med verktyget:

Kunskap och arbetsprocesser från tidigare uppdrag ska fångas upp och återföras så att alla medarbetare kan samarbeta effektivare, arbeta smartare och stärka affärsmannaskapet ytterligare i sina uppdrag.”

Efter snart två år på Lärande och Ledarskap där vi pratat väldigt mycket om vikten av kommunikation och kunskapsöverföring, tycker jag det ska bli ett väldigt spännande arbete att undersöka och observera hur detta syfte omsätts i praktiken på företaget.  Jag hoppas du som läsare vill följa med på min resa!