Ledarskap i praktiken

Jag har som tidigare nämnt följt med gruppchefen på en avdelning under dessa fyra veckor som praktiken har pågått. Då har jag varit involverad i en hel del möten. Många av dessa angår den nya organisationen som ska ta form under våren. De mötena har varit både av typen ledarskap och lärande. Vad jag menar är att det finns möten som min gruppchef får massor med information om den nya organisationen som högre distanser har tagit beslut om och det anser jag är ren lärande situation. Min gruppchef är som en elev som får information för att sedan använda den informationen och bearbeta den innan den presenteras vidare till medarbetarna.

Vid mötet med medarbetarna är nu gruppchefen den som agerar ledare och medarbetarna sitter i elev situationen och får information som de ska bearbeta och praktisera i arbetet. Förutom att jag observerar under en hel del möten har jag tagit fullt eller till stor del ansvar för att hålla i möten med medarbetarna.

Jag sitter i samma rum som gruppchefen och diskuterar aktivt olika faktorer som kommer upp under arbetsdagarna. Jag har också tagit ansvar i kommunikationen mellan gruppchefen och medarbetarna och på så vis känna på hur det är att vara gruppchef på centrallagret. Arbetet som ledare är blandat och det är alltid en balans mellan att hålla ledningen och medarbetarna nöjda. Det är inte alltid att teorin fungerar i praktiken och det är vad gruppchefen försöker kommunicera.

Slutsatsen i ledarskap är att det är viktigt att hålla en öppen kommunikation om allt som går. Samtidigt är det också viktigt att inte få förhastat vid informationen för ibland kan det orsaka problem längre fram. Vad jag menar är att beslut som diskuteras inte ska komma fram till medarbetarna innan det är beslutat. För informationen kan förvrängas och orsaka rykten om vad som är sant. Det här känner jag att min handledare genomför på ett positivt sätt. Hen undanhåller aldrig information och inte heller sprider oklar information. Det är ett tecken på en mycket bra ledare. För någon vecka sedan så träffades alla studenter för lärande och ledarskap för att sitta ner tillsammans om vad som gör en bra handledare. Några av de punkter som kom fram var

  • Ge kontinuerlig feedback
  • Våga låta studenten ta eget ansvar
  • Avsätta tid för allt som behövs

Det här anser jag är kvalitéer som en bra ledare ger också. Att då låta sina medarbetare ta ansvar för att de gör deras jobb på ett bra sätt. Skulle arbetet vara bra eller dåligt så ska återkoppling ske direkt.

Nu kom jag lite av spåret men vad jag ville poängtera var att det är något som gruppchefen försöker göra. Hen spenderar mycket tid ute i verksamheten för att vara tillgänglig för samtliga parter. Agera när behovet finns och inte är rädd för att stå upp för vad som är rätt.

Feedback

Det händer att medarbetarna gör några fel i processen. De kan vara att fel artikel har plockats, för många eller för få artiklar finns med och då måste det ske en felåterkoppling. Många av de destinationer som centrallagret levererar produkter har en leveranstid som ligger månader fram från att den lämnade centrallagret. Att då ge återkoppling för något som medarbetaren gjorde för tre månader sen är inte helt lätt.

För tänk dig att du har gjort en order precis innan semestern och kommer tillbaka och får felåterkoppling i september. Medarbetaren har då hunnit göra otaliga ordrar efter felet. Med diskussion med min handledare får jag min känsla bekräftad. Att det inte handlar om att peka finger på exakt vad medarbetaren har gjort utan istället uppmana att tänka sig för så att inte mer fel uppstår. Skulle det uppstå flera fel med liknande sort, är det bra att ta upp diskussionen och se vad som gör att det har uppstått.

Det finns dock ställen dit centrallagret levererar produkter som når destinationen inom en vecka och då blir är det lättare att göra en felåterkoppling till medarbetarna om exakt just det felet. Det går också att ihop felen med mänskliga faktorer, såsom sjukdom eller liknande. Det finns svårigheter i att dra samma slutsats när produkterna levereras tre månader senare, som du kanske kan förstå.

Även fast jag hade velat se en starkare koppling, kan jag se en del koppling till The Power of Feedback som jag läste i kursen Matematik, undervisning och bedömning. I texten pratar de om tre olika frågor som personen som ska ge feedback måste tänka på.

  • Where am I going?
  • How am I going?
  • Where to next?

Det är alltid ett stort fokus på frågan ”Where to next”. Det vill säga hur medarbetarna kan använda den feedback för att inte göra misstag i framtiden. Medarbetaren tror jag gör någon slags ytlig reflektion om hur de faktiskt arbetar så de berör lätt vid de andra frågorna i The Power of Feedback också. Anser att reflektioner kan bli djupare för de medarbetare som får feedback inom samma vecka då har möjlighet att använda verktygen mer.

Jag vill avsluta med ett citat även denna gång som jag fick se på produktchefens anslagstavla.

”Man kan köpa en människas tid, man kan köpa hens fysiska närvaro på en given plats, man kan till och med köpa ett mått av muskulärt rörelse per timme

Men man kan inte köpa entusiasm, man kan inte köpa lojalitet, man kan inte köpa hjärtats, tankens eller själens tillgivenhet. Det måste man göra sig förtjänt av”

Gruppdynamik

Inom centrallagret är för tillfället lite orolig det har troligtvis med att organisationen är under utveckling. Trots oroligheterna arbetar medarbetarna med gruppdynamik. Som jag tidigare nämnt har medarbetarna morgonmöte varje dag för att ge medarbetarna en chans att lösa eventuella problem som gruppen har. Det känner jag förbättrar arbetsmiljön i gruppen på ett sådant sätt att alla händelser blir lösta och det skapas inte en irritation på problem som inte blir lösta. Gruppchefernas roll är att arbeta med att lösa de problem och ge feedback till medarbetarna.

Det finns ett system på Volvo som kalls VICKIS – VCCs ide för kompetensutveckling och kvalité för samverkan, där medarbetarna lämnar in förslag på saker de tror kan förbättra organisationen. Exempelvis har en grupp av medarbetare lämnat in förslag om ett lyftverktyg när de lyfter tunga artiklar. De har då företaget godkänt och köpt in. Som belöning för att de kommer med förslag som förbättrar miljön för alla individer, får de en ersättning som företaget betalar ut. För de pengarna som kommer in med hjälp av Vickis kan lagledarna och dess medarbetare göra aktiviteter tillsammans och det anser jag förbättrar gemenskapen i organisationen. De olika grupperna gör olika saker. De saker som jag har hört är allt från äta lunch tillsammans till att åka på en weekend.

Hur många förslag som kommer in varierar men det är något som jag upplever kommer naturligt hos medarbetarna, de blir motiverade att göra förbättringar.

Volvo har utarbetat ett antal riktlinjer om hur de ska agera i organisationen

  • Respektera varandra
  • Uppmuntra varandra (se möjligheter)
  • Vara öppna och ärliga mot varandra
  • Respektera varandras åsikter
  • Alla bör komma till tals
  • Ge energi
  • Coacha

Dessa riktlinjer diskuteras årligen och i samband med en händelse då dessa inte uppfylls. Det är lite av det som jag anser att centrallagret arbetar för att nå en bra gruppdynamik.

Nu önskar jag er alla en trevlig helg. Själv ska jag sätta mig på ett flyg till London!

Teoretiska insikter på lärande

Problemet som kan uppstå när gruppchefen meddelar medarbetarna med ny information är att de någon dag senare svarar att informationen inte presenterats. Hur kommer det då sig att medarbetarna inte uppfattar samma information vid ett nytt tillfälle?

Här vill jag passa på att prata om kunskapens överförbarhet som vi diskuterade under kursen Analyserad lärande. Det går att läsa mer om Kunskapens överförbarhet i boken Perspektiv på lärande (D.C. Phillips och Jonas F. Soltis). Kunskapens överförbarhet beskrivs med ett exempel där en lärare går igenom ett nytt ämne och ger eleverna en uppgift som de klarar av att genomföra. Om en lärare en dag senare skulle presentera samma innehålla fast i ett nytt sammanhang skulle eleverna inte koppla samman informationen. Kunskapen skulle vara otillgänglig. I boken står det att eleverna måste höra informationen på exakt samma sätt för att informationen ska kunna tillämpas.

Lite av kunskapens överförbarhet kan jag koppla samman med information som går ut till medarbetarna. Jag pratade om kommunikation i ett av mina tidigare inlägg här och det är något jag vill poängtera vidare på. För om informationen presenteras i ett annat sammanhang säger kunskapens överförbarhet att det är svårare att tillämpa den. För att motverka det här tänker jag att det borde gå att presentera informationen precis som vanligt och skulle informationen vara oklar vid nästa tillfälle är det bra om informationen presenteras på två olika sätt. Både det som medarbetarna är bekanta med och det nya för att utveckla sitt nätverk av förståelse.

I kursen Matematik, undervisning och bedömning pratades det om kognitiva krav

  • Minnesaktiviteter
  • Aktiviteter med procedurer utan förbindelser
  • Aktiviteter med procedurer med förbindelser
  • Aktiviteter med matematiskt (avancerat) tänkande

Det är främst kopplat till matematik men om jag skulle översätta det till arbetet på centrallagret skulle det se ut på följande vis:

  • Minnesaktiviteter – Medarbetarna arbetar med saker som de kan och inte behöver tänka när hen gör det. De har ingen koppling rörande meningen och regler gentemot arbetet.
  • Aktiviteter med procedurer utan förbindelser – Medarbetarna är fokuserade på att producera men lägger inte för stor vikt på att analysera varför och utveckla.
  • Aktiviteter med procedurer med förbindelser – Här lägger medarbetarna mer fokus på att utveckla arbetet vid behov.
  • Aktiviteter med avancerat tänkande – Medarbetarna kommer själva med förslag och insikter på saker som behöver förändras för att organisationen ska producera mer.

Det finns en blandning av medarbetare av de här typerna inom organisationen. Eftersom organisationen är under en förändring av strukturen finns tydliga linjer om vilka medarbetare som är inom vilken kategori. De finns de medarbetare som aktivt deltar i arbetet av organisationen. De brinner för att komma med sina åsikter och arbetar med samtliga förslag för att få fram det absolut bästa förslaget. En typisk aktivitet med avancerat tänkande. Det finns också personer som trivs med att bara göra de som de kan och är lite motståndare till organisationens förändring. De ser inte kopplingen på samma sätt och ledningen arbetar aktivt med att övertyga dessa människor hur förändringen ska gå till. Dessa personer är enligt mig personer som arbetar med minnesaktiviteter.

När ett beslut ska tas i organisationen är det viktigt att beslutet tas så att det genererar den bästa arbetsmiljön för alla medarbetare. Att inte låta personliga åsikter ha för stor vikt när beslut tas. I mitt masterprogram pratade vi om teoriimplemtering och med det menas att vi använder våra egna åsikter och värderingar i den bild vi har om en speciell information. Det är något som skulle bli fel om Centrallagerchefen hade tagit beslut som endast gynnade hen och inte tagit någon hänsyn på vad som hade varit bäst beslut för övrig personal i byggnaden.

Tror att det är en stor vikt i samtliga organisationer i världen om beslut fattas utan personliga preferenser. Däremot är det en svår sak att hantera då det inte är helt uppenbart vad som är åsikter för sig själv men kan vara nyttigt att tänka på det innan ett beslut tas så att inte organisationen blir lidande.

Det var allt jag hade för idag. Och jag måste tillägga att jag lär mig väldigt mycket att vara på Volvo och jag får en djupare syn bakom något som känns bekant.

Ha det så bra!

Ledarskapet på centrallagret

Min handledare och gruppchef är en mycket enastående person. Hen värdesätter sitt jobb på ett sätt som jag själv önskar att jag finner en dag. Hen är omtänksam, uppmärksam och värdesätter sina medarbetare på ett mycket positivt sätt  – Viktigt för mig att nämna då det speglar min upplevelse över lag.

Strukturen för alla anställda inom centrallagret har jag presenterat i mitt första inlägg i form av en grenad struktur. Där de finns en huvudchef. Det är upp till huvudchefen att ha en övergripande kontakt med Volvo. Det är centrallagerchefen som ska redovisa den totala redovisningen som centrallagret gör. Hur mycket pengar som organisationen genererar, hur många anställda det finns och beslut som rör organisationen på en helhet är några av de arbetsuppgifter som centrallagerchefen har ansvar för.

Däremot försöker centrallagret arbeta mot en öppen organisation där cheferna är mer delaktiga och syns mer utåt gentemot kollektivarbetarna. Min upplevelse är att centrallagerchefen syns mer mot ledningsgruppen, det vill säga produktionscheferna och gruppcheferna. Däremot så syns produktionschefen väldigt mycket mot alla inom organisationen. Där min handledare har sitt kontor sitter en produktionschef och en annan gruppchef. Kontoret är placerat precis intill ytan där alla medarbetarna under respektive gruppchef arbetar.

Min handledare är väldigt tillgänglig för sina medarbetare. Hen är alltid på plats innan arbetspasset börjar så medarbetarna kan komma in och meddela eventuella händelser. Vi pratade mycket om vikten av kommunikation i kursen leda individ och grupp. Vi gjorde en övning under kursen där kommunikation var den avgörande faktorn. Uppgiften gick ut på att återskapa en modell genom kommunikation i tre steg. En person som såg modellen som kommunicerade det till en löpare som i sin tur kommunicerade det till personen som skulle återskapa modellen. I den här övningen kom många av de svårigheterna fram som uppstår i kommunikation. Bland annat var det vikten av att vara tydlig för att samtliga parter skulle kommunicera rätt information. För det blev rätt tydligt att det är extremt lätt att informationen ändras i antalet steg som den sker.

KOMMM

Figur som beskriver övningen i kommunikation

På centrallagret är det då viktigt att informationen är tydlig då den oftast kommer från högre distanser. Informationen som gruppchefen får till sig brukar meddelas på två sätt. Hen meddelar lagledarna som kommunicerar informationen på morgonmötet som hålls varje dag tillsammans med medarbetarna. Sen skickas även informationen ut till medarbetarna via mail för att informationen ska vara så tydlig som möjlig.

Trots att jag kan tror att informationen är tydlig så upplever medarbetarna att det finns brister i systemet. Det tror jag kan ha med att det är massor med information som går ut via mail som inte är relevant för medarbetarna om inte intresse finns. Exempelvis hur många nya artiklar som ska komma till lagret, Volvos försäljningssiffror med mera.

Lagledarna har ett ansvar att fördela arbetet av medarbetarna i deras laggrupp. Det görs under ett dagligt morgonmöte där medarbetarna får chansen att komma med synpunkter och eventuella störningar i processen.

Mina uppgifter i lärande synpunkt

Eftersom jag mestadels observerar under den här praktiken så finns det inte så mycket koppling till lärande. Men jag pratade tidigare om att jag höll i repetitionstillfället utav truckreglerna för medarbetarna. Här är ju som tidigare nämnt en stor utmaning att behålla medarbetarnas fokus. Vi pratade om fixed– och growth mind set i kursen Leda Individ och grupp och det kan beskriva hur en medarbetare hanterar arbetet. Där fixed mind set är individer som hellre är kvar i något som är bekant och gillar inte förändringar. Någon med fixed mind set tror inte heller att de behöver anstränga sig för att de gör rätt ändå och uppfyller alla de krav som en organisation ställer. En person med growth mind set ser förändringar som något positivt och utvecklas när de behöver utmanas.

Med det här vill jag försöka förklara hur jag uppfattar medarbetarna inom organisationen. En del medarbetare vill inte ta på sig mer ansvar, de trivs väldigt bra med deras rutiner och kommer troligtvis inte att ändra arbetsuppgifter frivilligt. Dessa personer har då fixed mind set. Medan det sen finns de som, jag kan urskilja, som har tagit på sig mer ansvar och brinner för att göra mer för organisationen.

Det är absolut inget fel i att ha en fixed mind set då de fortfarande gör ett jobb inom sin zon som de är bekväma med. De kommer troligen inte att ta på sig jobbet som lagledare eller något annat mer avancerat uppdrag. Att då motivera personer som inte vill förändras är min största utmaning. Det jag gjorde när jag gick igenom truckreglerna var att

  • Ändra tonläget för rösten
  • Ta pauser för att vända upp blicken
  • Lätta upp den informativa stämningen med något skämt

Allt det är för att hela tiden göra åhörarna medvetna om att jag pratar om något som de behöver veta.

Jag har interagerat med lagledarna för att se hur de arbetar med lärande när de har sina lagmöten. Lagledarna har ansvar för ett lag mellan 10 och 14 personer och de är en av de personer som kan stötta alla medarbetarna i det jobb som de ska utföra. De kan också stötta upp gruppchefen under perioder som den är ledig. Lite på samma sätt som jag som VFU-student arbetar med min handledare på skolorna. Min handledare stöttar mig och jag kan själv ge input och feedback till min handledare. Ingen person är någonsin fullt upplärd. Alla kan få feedback på arbetet och det är precis det som jag gör med min handledare idag, som är gruppchef på avdelningen. Efter ett möte sitter vi och diskuterar i hur mina reflektioner var och hur jag upplevde att hen skulle agerat.

Vill avsluta med ett citat

“Att lära sig saker handlar plötsligt förstå något man alltid har förstått, fast på ett nytt sätt”

Lärandet på centrallagret

Hur lärande situationen ser ut på min praktikplats är något som jag kommer att diskutera under det här blogginlägget. Först och främst är det inte så många lärande situationer då många medarbetare har samma arbetsuppgifter. Det sker mest lärande situationer om medarbetaren byter arbetsuppgift.

På avdelningen som jag är på så har alla lagerarbetare någon form av truckutbildning. Då har de genomgått en ~fem dagars utbildning med både praktisk tillämpning och teorigenomgång. Teorigenomgången är en mycket klassisk version av undervisning i skolan. Den undervisande läraren står framför och presenterar materialet på en Whiteboard tavla. Den praktiska tillämpningen går också att dra likheter med undervisningen vid exempelvis en laboration i kemi. Medarbetarna delas in i grupper där de får öva på att köra olika truckar. Det hela avslutas med att medarbetarna visar upp sina kunskaper i en prövning. Det bedöms med godkänt eller inte godkänt på samma sätt som det sker i kemiundervisningen idag som då övervakas av läraren.

Centrallagret genomgår just nu en omställning med nya verksamhetsändringar. Det ska bildas nya avdelningar och medarbetarna ska få nya arbetsuppgifter.

Lagledarna kallades förut lagsamordnare och skillnaden mellan lagsamordnare och lagledare är att de behöver genomgå en utbildning och kan då kalla sig själv med lagledare. Den utbildningen kommer innehålla

  • Konflikthantering
  • Kvalitétsrapportering
  • Gruppdynamik
  • Kommunikation
  • Agerande vid olycka

Om någon medarbetare ska ändra arbetsuppgift inom företaget fungerar det ungefär på samma sätt som det har gjort för mig på mina VFU-platser. Vi kan till exempel ta GTG. Där jag kommer till praktik platsen så instrueras jag om vad som gäller samt blir tilldelad en handledare. Handledaren kommer sen att uppdatera med information löpande och ge feedback. När jag sen var redo för att börja arbeta ensam gjordes det med fortsatta iakttagelser och feedback. På samma sätt är det för medarbetarna på centrallagret. De får en handledare som instruerar dem i det nya arbetet och ger tips om saker som behövs veta samt ger feedback på kvalitén av arbetet. En skillnad som jag ser är att handledaren följer inte med medarbetaren när den är redo för att klara sig själv utan finns bara med i efterhand. Det skulle å andra sidan kunna ses som sololektion under praktiken på gymnasieskolan då jag kör lektionen helt själv och pratar igenom lektionen i efterhand med min handledare.

Det finns en CHECKLISTA när en ny medarbetare ska lära sig ett nytt jobb och den ska lämnas in till gruppchefen efter att den är avklarad. Kort version av checklistan syns nedan

  • Första dagen på det nya jobbet
    • Presentera för nya arbetskollegor
    • Visa lokaler – rast/omklädningsrum/toalett m.m.
    • Säkerhetsinformation för hela företaget
    • Skyddsinformation – nödutgång/samlingsplats m.m.
  • Första arbetsveckan
    • Trafiksäkerhet
    • Tidinformation
    • Rutin vid frånvaro pga. Sjukdom
    • Företagshälsovård
  • Tillägg för medarbetare inom verkstadsavtalet
    • Arbetstider, normer, regler
    • Skyddskläder
    • Truckregler

Det finns även en checklista för framgång inom arbetet. Vi på Lärande och ledarskap har ju en Checklista som studenten har ansvar för att genomföra under våra praktikperioder på VFU-skolorna. Något dock skiljer sig från Centrallagret och VFU-skolorna är att de har en checklista för den första dagen och framåt, alltså vad som behövs göras för att ha en bra helhetsbild från början och det upplevde inte jag fanns någon på skolorna och det är framförallt det som jag hade önskat överförts till VFU-skolorna.

Något som Centrallagret skulle kunna arbeta mer med är att skapa fler lärande situationer. Många medarbetare har arbetat inom Volvo i stort sett hela sitt liv och det är svårt att finna de naturliga lärande situationer då det redan finns en rutin, de har börjat arbetet på att finna fler. Bland annat har de precis infört kvalitétscoacher för att arbeta med att minimera felen och lära medarbetarna.

Verksamhetsförlags utbildning – Breddning

Hej! Mitt namn är Ellinor Wennberg och jag är student på mastersprogrammet Lärande och Ledarskap. Är inne på min sista läsperiod innan det efterlängtade examensarbetet. Meningen är att jag ska genomföra en verksamhetsförlagd utbildning för att observera ledarskap. Till skillnad från de tidigare två praktikplatser då de har varit större fokus på lärande.

Jag ska befinna mig inom Volvo koncernen de kommande 4 veckor á 30 timmar och observera ledarskap. Arbetsplatsen som jag är på idag känns lite som hemma och det har med att göra att jag har varit inom Volvo koncernen sen 2007. Jag började på Göteborgsregionens Tekniska Gymnasium, GTG, år 2007 och har under skoltiden haft olika praktikperioder och dessa erfarenheter gav mig sedan möjlighet till ett jobb under mina högskolestudier.

Min praktikperiod som jag gör idag är på centrallagret på Volvo Cars. Huvudsyftet är att leverera ut reservdelar och komponenter till personbilarna inom Volvo. Centrallagret är uppdelat i tvåskiftsarbete, ett förmiddag- och ett kvällsskift. Det är 630 lagerarbetare varav 90 på kvällsskiftet och 200 tjänstemän som arbetar inom samma byggnad.

Organisationen

Vänligen tryck på bilden för att få en bättre skärpa

Bilden visar kort om hur organisationen är uppbyggd. Lagerarbetarna är uppbyggda i lag med en lagledare som har direkt koppling med Gruppchefen. Bland annat är det ett möte inför varje arbetspass för att diskutera hur avdelningen ligger till och om det kommer ske något speciellt under arbetspasset. Lagledarna får också informationen om gruppchefens schema, de tar med sig informationen från gruppchefen och har ett möte med lagerarbetarna så att alla har samma informationen.

Gruppchefen tar och träffar andra gruppchefer samt produktionschefen efter mötet med lagledarna. Under mötet så presenteras information om hur avdelningen ligger till och vad gruppcheferna förväntar sig att avdelningen ska producera under dagen. Produktionscheferna träffas sedan tillsammans med centrallager-chefen. Som ni kanske förstår är organisationen inte så komplicerad men det gör att kommunikationen får fram utan större problem. Eftersom centrallager-chefen får informationen samma dag som den påpekats går det att sätta in resurser snabbt.

Centrallagret är uppbyggt med yta för lager i mitten med kontor runt om. Chefernas kontor är placerade nära och lättillgängligt för alla anställda. Området för lager varierar med pallställ och ytor för buffert beroende på vilket lagerområde jag är i.  Lagerområdet är uppdelad i fyra stora delar, groven, pallen, entresolen och höglagret.

  • Groven: Stora artiklar, där volymen och/eller tyngden på artikeln är stor
  • Pallen: Artiklar med volym som är under 0.5 kubikmeter
  • Entresol: Små artiklar. T.ex. skruvar, emblem, lampor med mera
  • Höglager: Buffert för pallen.

Inom organisationens grindar körs dagligen runt 500 truckar och de är de som är verktyget som används. Det finns både stora och små truckar som kan användas till olika arbetsuppgifter.  Inom området finns trafikregler precis som i vanliga trafiken och anvisningar för gångbanor parkeringsplatser med mera.

Det var lite kort om hur organisationen fungerar och hur den är uppbyggd. Det kommer komma mera förklaring allt eftersom för att ni ska förstå vad jag befinner mig i organisationen.