En (sista) dag på Jeppesen

Detta blir det sista inlägget på den här bloggen om min tid som praktikant på Jeppesen. Jag har under ungefär sex veckor fått uppleva en mycket trevlig arbetsplats med fina kvaliteter relaterade till det jag undersökt, exempelvis möjlighet för varje person på de avdelningar jag varit på att lägga upp till 40 timmar per år på egen fortbildning.

Sedan det förra inlägget har jag fått ägna mest tid åt att undersöka de fem kurser som finns för produkten som kallas Manpower Planning. Jag har främst tittat på kursmaterialet och sedan givit feedback till de två personer som ska hålla dessa kurser i april. Dels på just kursmaterialet, men också mer allmänt om undervisning.

En typisk dag på Jeppesen

Morgonen börjar med den sedvanliga cykelturen till kontoret som ligger nästintill bredvid centralstationen. På plats gör jag min arbetsplats redo för dagens arbete, kollar mailen och bestämmer vad agendan för dagen är. Sedan är det dags för frukost… Varje morgon finns det nämligen bröd med pålägg för alla, och beroende på vilket team man jobbar i kan det vara en viktig första social paus för dagen. Nästa stora paus sker till lunch, där min preferens som student självklart är att ta med matlåda varje dag. Sen händer det inte sällan att det är fika någon gång mellan halv tre och halv fyra på eftermiddagen också. Till exempel finns det en tid på fredagar för korta annonseringar eller möjlighet för nyanställda att presentera sig, och då erbjuds alltid någon typ av tilltugg. “Fika” är för övrigt något som snabbt sprider sig bland utländska kollegor. För mig har innehållet mellan alla dessa fikor varit mycket varierad under de sex veckorna, men logiskt nog ägnar de flesta utvecklare större delen av dagen framför sitt skrivbord. Som mikropauser kan allt mellan himmel och jord komma på tal. Ofta är det något som har med jobbet att göra såklart, men även mycket annat går att prata och skratta tillsammans om.

Nästa vecka ska jag hålla ett avslutande seminarium på Jeppesen för de som är intresserade. Där kommer jag att ta upp diverse iakttagelser jag gjort. De tre huvudpunkter som ska diskuteras är

  1. lärande och ledarskap. En väldigt bred punkt kan tyckas, men inriktningen är ledarskapstyper på Jeppesen och hur kompetensutvecklingen fungerar.
  2. Crew Academy. Hur den utbildning som Jeppesen bedriver i Göteborg fungerar.
  3. Confluence. Denna mycket användbara kommunikationsplattform som också kräver eftertanke för att inte explodera i gammal och splittrad information.

Vad har jag då lärt mig under min tid på Jeppesen? Väldigt mycket såklart, och jag har fått nya erfarenheter från ytterligare en arbetsplats. Framförallt har jag lärt mig att ännu snabbare sätta mig in i hur ett företags struktur, kultur och ledarskap verkar se ut för en utomstående/nyanställd, vem som gör vad och hur allt verkar hänga ihop. Nu ser jag fram emot att ägna mig på heltid åt mitt examensarbete, men samtidigt kommer jag att sakna atmosfären på Jeppesen.

Tack för mig!

Vi kanske skrivs igen någon gång i framtiden? Ha det bra!

________________________________________________________________________

Edvin Linge

________________________________________________________________________

Ledarens viktiga roll i organisationer

Vad är viktigast för att en organisation ska fungera? Beroende på bakgrund, erfarenheter och utbildning väljer förmodligen de flesta olika aspekter att belysa som svar på den frågan. Är det kapitalstyrka, gott samarbete, välfungerande IT-infrastruktur, rätt personer på rätt plats eller kanske en pampig entré? Med min bakgrund vill jag självklart påstå att det absolut viktigaste är ett bra ledarskap! Själva ordet organisation implicerar på något sätt en organiserad interaktion mellan människor där det redan med två personer inblandade behövs någon typ av ledarskap.

Vad är då egentligen ledarskap? I grund och botten handlar det om att påverka andra människor på ett eller annat sätt, till exempel till att göra den uppgift som ledaren vill ska genomföras. Det finns mängder med litteratur i ämnet, så låt oss i detta begränsade utrymme för tillfället nöja oss med att skilja på två huvudtyper av ledarskap: den administrativa ledaren och den visionära ledaren. Två direkta exempel: en projektledare är oftast mer administrativ medan en VD är mer visionär. Detta eftersom VD:n behöver påverka alla på företaget att tillsammans vilja gå i samma riktning mot samma vision medan projektledaren ska se till att ett projekt i praktiken genomförs framgångsrikt. Med andra ord hjälper projektledaren sina medarbetare att kunna utföra de arbetsuppgfter de får så hinderfritt som möjligt medan VD:n får medarbetarna att från första början vilja göra uppgifterna. Alla vet vi att ledarskap är mer invecklat än så och självklart väldigt olika från företag till företag, men låt oss stanna här och gå in på hur det ser ut på Jeppesen.

Tänkvärt: Vad kännetecknar ett möte där alla efteråt upplever att det varit produktivt?
Bildkälla: http://traningslara.se/wp-content/uploads/2010/06/focusgroup.jpg

Jeppesen är en tidstypisk matrisorganisation med linjechefer med personalansvar, till exempel för projektledare, och projektledare som leder all faktisk produktutveckling i projektform. Det innebär att i det dagliga arbetet träffar de flesta inte sin direkta chef utan istället projektledaren för det eller de projekt man deltar i för tillfället. Däremot ska alla på Jeppesen ha ett kortare möte varje månad samt två mer formella medarbetarsamtal per år med sin chef. Mötena kan handla om kompetensutveckling och utbildning, hur arbetsplatsen fungerar eller hur det går för projektet. Det gör möjligheterna att påverka större. Mina klasskamrater Jonathan och Nakisa har båda kommenterat hur möjligheten att prata med sin chef ser ut när man är lärare, och jämförelsen måste nästan göras i det här läget även för mig. Även om Jeppesen försöker ha en förhållandevis platt organisation så är den inte i närheten av en större gymnasieskola där en rektor eller skolchef inte bara har personalansvar för väldigt många lärare, utan dessutom är pedagogiskt ansvarig gentemot eleverna. Det gör halvårsmöten med varje anställd tillräckligt svårt att genomföra och månatliga möten helt omöjliga att hinna med.

Projektledarna har på Jeppesen den tidigare nämnda mer administrativa ledarrollen i projekten. Att fördela resurser, hålla koll på deadlines, planera framtida arbete, skriva dokumentation och minnesanteckningar efter möten och samverka med kunden tillhör vardagen. Viktiga beslut i varje projekt ska en styrgrupp ta med inrådan från projektledaren. Detta administrativa ledarskap sker i stor utsträckning via ärendehanteringssystemet JIRA och innehållshanteringssystemet Confluence. I JIRA får projektmedlemmar ärenden tilldelade sig, och systemet används också ofta för att hålla kunden informerad. En annan central del av projektledarens vardag är möten, till exempel med kund, projektgruppen och styrgruppen. Många möten sker som telefonkonferenser eftersom både kunder och Jeppesenanställda finns utspridda över hela världen. Internt är dessutom videokonferenser ganska vanligt medan det är desto mer ovanligt gentemot kunder.

Ledarskapet i sig verkar vara åt det coachande hållet med diskussioner och högt i tak. Det stämmer med tanken om agil utveckling, som fungerar i praktiken i varierande utsträckning beroende på projektets omfattning och kulturskillnader mellan kund och Jeppesen. Vissa är helt enkelt inte redo för den typen av arbetsmönster.

Ledarskapet på Jeppesen får en speciell prägel eftersom huvudkontoret finns i Denver. Göteborgskontoret har en administrativ chef, men däremot ingen enskild operativ chef. Istället har flera personer på Jeppesen Göteborg sin chef i Denver. Den typen av ledarskap blir naturligt i mycket begränsad utsträckning operativt, utan snarare vägledande och ett sätt att sprida information inom Boeing och Jeppesen worldwide.

Några av de saker jag tog upp i mitt förra inlägg, till exempel Lessons Learned är förutom ett sätt att lära sig från tidigare projekt också ett sätt att underlätta ledarskapet. Jag vill till och med påstå att flera aspekter i det inlägget är viktiga för att alls kunna uppnå ett bra och välfungerande ledarskap. Finns det då något som skolan kan ta hjälp av för att ta sig an utmaningen med en så platt organisation som de flesta skolor är? Det sista gymnasielärare behöver är ännu mer saker att skriva, så till exempel Lessons Learned är inte att tänka på tycker jag. Istället behöver man tvärtom jobba på att administrativt underlätta lärarnas dagliga arbete så mycket det går. Hur? Jag har inte lyckats ta fram några svar, utan det kanske är något för ett framtida examensarbete på Lärande och Ledarskap?

Idag har jag ytligt behandlat ledarskap, och nu blir det bara ett inlägg till på den här bloggen. Det kommer att dyka upp kring den 15 februari.

Ha det tills vi skrivs igen!

________________________________________________________________________

Edvin Linge

________________________________________________________________________

 

Lärande – en viktig pusselbit för framgång

Funderingar eller frågor? Skriv en kommentar vetja! Tryck i så fall på “Lämna ett svar” under inlägget eller på pratbubblan här intill.

Jag tänker idag ta upp två huvudområden när det gäller lärande på Jeppesen. Dels har vi den konkreta undervisningen som Jeppesen bedriver, dels det kontinuerliga, ibland indirekta, lärandet inom och mellan alla delar av organisationen.

 

Ren utbildning

Jeppesen bedriver egen utbildning både för egna anställda och kunder. Den del av utbildningsorganisationen som är relevant i Göteborg kallas Crew Academy – den extra intresserade kan ta en titt på Jeppesens hemsida där det bland annat finns kursbeskrivningar och kursscheman. Ett externt exempel är att de anställda på Turkish Airlines som kommer att på olika sätt sköta det nya system som Jeppesen introducerar behöver utbildning för att kunna göra ett bra jobb. Internt går anställda kurser efterhand som de behöver kunskap om de olika produkter som Jeppesen har i sin portfölj. Mer specifikt går en nyanställd flera kurser för att snabbt kunna förstå produkterna som hen ska börja jobba med. Detta innebär att en utvecklare som jobbat några år i olika projekt på Jeppesen i princip kan ha fått gå alla kurser som erbjuds. Varje enskilt kurstillfälle fylls först med externa kunder och kompletteras sedan i mån av plats med egna anställda.

På Jeppesen är maxantal kursdeltagare 16.
Bildkälla: http://hj.se/images/18.1955885e12ac2d542d2800011237/1284384730631/forelasning.jpg

Lärarna jobbar större delen av sin tid i andra projekt på kontoret, men håller då och då i en kurs för att de helt enkelt är intresserade av undervisning också och därmed anmält sig till den här sysslan. De hade kanske passat på Lärande och Ledarskap? 🙂 Fördelarna med den här blandningen av arbetssysslor är att läraren alltid har en stark och uppdaterad kunskapsbas om det som ska läras ut och dessutom troligtvis är väldigt intresserad av ämnet. Utmaningar å andra sidan är att enstaka tillfällen blir avbrott i det dagliga arbetet och att den pedagogiska kvaliteten kanske inte hamnar i första rummet.

Jag har under veckan medverkat på kurserna Pairing Introduction och Pairing I tillsammans med några andra från Jeppesen samt tre personer från Aer Lingus. Likheterna mellan den här undervisningen och lektioner på en gymnasieskola är många, men däremot skiljer det sig vilka saker som är viktiga att tänka på. Likheter är bland annat layout på salen, blandning mellan genomgångar och övningar samt upplägg på genomgångarna. Precis som utseendet på en av salarna på Aranäsgymnasiet har vi varit i en avlång lokal med whiteboard i en av kortändarna. Det intressanta här är att även om båda instanser funderat och experimenterat med olika layout i sina avlånga salar och nu har en likadan layout finns det helt olika tankebanor bakom. På Aranäsgymnasiet är huvudproblemet att hålla de som sitter längre bak fokuserade och undvika att de gör annat samtidigt som det inte finns plats på långsidorna för en tillräckligt stor tavla. På Jeppesen är ordningen självklart inget problem utan istället blir en whiteboard på långsidan för svår att se för de som sitter långt åt sidorna på grund av den stora anfallsvinkeln. Detsamma gäller flera andra aspekter: Man funderar över samma problemområden och kan mycket väl komma fram till samma lösning, men det finns helt och hållet olika orsaker.

Kontinuerligt lärande

Förutom ren utbildning och faktaletande är det väl så viktigt att inom organisationer se till att anställda utvecklas på alla plan och till exempel medvetet lär av sina misstag. På Jeppesen har alla de jag hittills pratat med haft en handlingsplan hur de hanterar lärande i det dagliga arbetet. Till exempel används så kallade Lessons Learned. Det handlar om att under projektets gång notera vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra och sedan på slutet av projektet eller delprojektet föra in några Lessons Learned på en dedikerad sida på intranätet. De indexeras efter till exempel kund och produkt, och sedan kan andra projektledare när de ska starta ett nytt projekt söka i databasen efter relevanta lärdomar. På min avdelning har det här tillfälligt gått ner lite i aktivitet eftersom den person som var ansvarig slutat, men det är nu på gång igen. Även om systemet i teorin verkar väldigt bra är utmaningarna i praktiken just att hålla det igång och framförallt se till att projektledarna dels faktiskt själv läser där överhuvudtaget och dels tänker igenom sina egna lärdomar ordentligt så att de som skrivs in går att använda för andra.

Bildkälla: http://www.root-cause-analysis.com/i//flowsml.jpg

En utmaning för lärande inom organisationer är alltså att inte bara bygga kunskap utan att också lyckas sprida den till andra delar av organisationen. Ett sätt är att skapa kurser, men det tar mycket kraft och resurser och blir inte alltid lönsamt, så på den avdelning jag är på gör man också regelbundet medarbetarutbyten. Det kan till exempel innebära att en person kommer hit från kontoret i Montreal och jobbar någon månad för att sedan återgå till sitt vanliga team, eller tvärtom att någon åker dit och sitter där ett tag för att utbyta erfarenheter och kunskap.

Att säga att man jobbar agilt är populärt idag, men det har man jobbat med länge på Jeppesen i praktiken också. Toyotas lean production är en förebild och det handlar till exempel om att chefen mest agerar coach och handledare och att man jobbar för att team ska fungera så bra att de utvecklar och utmanar sig själva.

För att få in lärande i vardagen diskuterar varje anställd ungefär en gång i månaden med sin chef hur ens fortsatta fortbildning och lärande ska se ut framöver. Till exempel vilka kurser man ska gå. Sammantaget upplever jag att Jeppesen har en fungerande lärande organisation, även om det såklart alltid går att utveckla. Alla organisationer behöver medvetet agerande för lärande för att kunna fortsätta vara framstående i sin branch, och det klarar Jeppesen bra.

Det här var några tankar om lärande på Jeppesen och nu dröjer det två veckor innan nästa inlägg dyker upp. Det blir dock värt väntan, för då är det dags att gå in på ledarskap!

Ha det tills vi skrivs igen!

 

PS Har du funderat över vad laptopen längst upp på sidan visar? Spelet som syns på skärmen kan du läsa mer om här: http://th.corsix.org

________________________________________________________________________

Edvin Linge

________________________________________________________________________

Jeppesen – ett stort företag inom ett större företag

Funderingar eller frågor? Skriv en kommentar vetja! Tryck i så fall på “Lämna ett svar” under inlägget.

Ett schema

Källa: http://www.norsjo.se/default.aspx?id=19879

Tänk dig att du manuellt ska lägga upp ett treskiftschema över den kommande månaden för, säg, 50 personer i en mindre tillverkningsindustri. Inte helt lätt för att få alla hyfsat nöjda med ett korrekt schema enligt lagar och fackliga regler, och som dessutom är effektivt eller hur? Framförallt skulle det ta lång tid, och nästa månad är det dags igen. Tänk dig nu att du ska göra samma sak åt ett större flygbolag med inte bara ombordpersonal på över 6000 anställda, utan också över 200 plan och 200 destinationer som ska passa ihop. Att optimera ett sådant pussel så att det blir både korrekt, effektivt och så billigt som möjligt är inte lätt, men det är det Jeppesen Systems AB i Göteborg sysslar med. Globalt sett hanterar företaget även transporter och navigering till sjöss såväl som på land (mer om det på deras hemsida), men jag kommer hädanefter bara att reflektera över verksamheten i Göteborg.

Jeppesens främsta styrka är att de lyckats kombinera optimering av komplexa system med ett egenutvecklat språk kallat RAVE (Rule And Value Evaluation) som är till för att smidigt kunna lägga in alla de lagar och regler som i många fall är unika för varje flygbolag. Därmed har man kunnat tydligt modularisera ett standardsystem, som bland annat innefattar själva optimeringen, från alla regler, vilket innebär att mindre arbete behöver göras om varje gång samt att kunden till och med själv kan ta över systemet och själv uppdatera reglerna efterhand. Göteborgskontorets organisation återspeglar detta genom att det primärt finns två utvecklingsavdelningar. Den ena sysslar med optimering (kärnan) internt och den andra hanterar kundprojekt.

Lokalerna i Göteborg sträcker sig över större delen av ett sexvåningshus och här arbetar cirka 300 anställda. Kontoret har utökats dynamiskt vilket innebär att det inte finns någon central trappuppgång och därmed är det ganska lätt att gå vilse. Det finns flera små häng runtom på kontoret och även som sig bör i dagens samhälle ett spelrum.

Boeing 787 Dreamliner
Källa: http://boeing.mediaroom.com/index.php?s=13&cat=27&page=6&item=968

Jeppesen är ett dotterbolag till The Boeing Company som har över 157 000 anställda (se www.boeing.com) och har nästan alla de största flygbolagen i världen som kunder. Att ägaren är ett amerikanskt bolag märks tydligt i vissa sammanhang. Till exempel bygger konferenssystemets information och hjälpsystem på att man sitter i USA, och det är mycket viktigt i början hur man bär sitt ID-kort. Det finns såklart både många för- och nackdelar med att ingå i ett så stort bolag. Man blir en väldigt stark aktör på marknaden men jag kan tänka mig att det är en utmaning att hålla igång informationsflödet så att Jeppesens huvudkontor i Denver känner sig välinformerade vad vi åstadkommer i Göteborg samtidigt som projektledarna här behöver göra annat än skriva statusrapporter hela tiden.

Min handledare här på Jeppesen heter Ulf, och han är projektledare för ett kundprojekt som hållit på i ungefär två år redan med Turkish Airlines. Projektets första del används nu skarpt hos kunden medan den sista modulen ännu håller på att utvecklas. Den största utmaningen i nästan alla kundprojekt verkar vara alla kulturella skillnader som gör att det krävs mer eftertanke för att hålla ihop sådana sammanslagna projektteam. I mitt rum sitter vi fyra personer, men projektet har tidvis omfattat totalt över 20 personer från såväl Jeppesen som kunden.

För mig har den här veckan innehållit introduktioner, medverkan på möten samt en hel del dokumentläsning. Nästa vecka ska vi diskutera mer vad jag kan göra för praktisk uppgift under min tid på Jeppesen, också ska jag gå två kurser: “Pairing Introduction” och “Pairing I”. Vad Pairing är och mycket mer kommer du att kunna läsa om i nästa blogginlägg.

Är du nyfiken på några andra liknande bloggar? Slå en flukt (härligt uttryck!) på mina klasskompisars diton! Suvi Panas har till exempel redan tagit upp Jeppesen på sin blogg.

Ha det tills vi skrivs igen!

 

PS Nästa inlägg kommer att dyka upp runt den 18 januari.

PPS Hajade du till ovan? Låt oss gemensamt börja använda uttrycket “Vi skrivs” i vardagen!

________________________________________________________________________

Edvin Linge

________________________________________________________________________

Praktiken kan börja!

Hej!

Välkommen till en blogg om organisationer, lärande, ledarskap, teamwork, projekthantering, produktutveckling och annat intressant. De kommande fyra-sex veckorna kommer jag här i fyra fylliga blogginlägg att reflektera kring dessa teman och mycket annat med företaget Jeppesen Systems AB som verklighetsanknytning och arbetsplats. Hoppas det blir trevlig läsning!

Edvin Linge

Självporträtt