Effektivitet

Med ett par års studier och ett par års arbete på nacken har jag intresserat mig för begreppet effektivitet. Kanhända har vi olika relation till uttrycket, kanske upplever du en positiv eller negativ känsla när effektivitet kommer på tal. I följande inlägg vill jag nyansera kring begreppet och försöka hitta faktorer som skapar förutsättningar för effektivitet baserat på mina erfarenheter.

En grundförutsättning att kunna vara effektiv (och för att min text ska kunna vara valid) är att vissa basala behov (Maslow 1943 & 1954) är uppfyllda. Ett basalt behov kan till exempel vara:

  • Sömn
  • Mat
  • Träning

Vad menar jag med effektivitet?

Effektivitet innebär för mig ett målinriktat arbete. Det kan beskrivas som ett mått på hur snabbt i tid jag når ett tillräckligt bra resultat, ett resultat som jag eller organisationen bedömer vara tillräckligt bra. Jag bedömer ofta min effektivitet utifrån huruvida jag har åstadkommit något. Det kan betyda att jag skapat något nytt som jag kan visa kollegor, ett fysiskt resultat, alternativt en känsla av att jag åstadkommit något, ett mentalt resultat.

  • Fysisk prestation
  • Mental prestation

Personligen är den fysiska prestationen mer värd än den mentala prestationen. Jag upplever det svårare att lyfta fram mentala framsteg jämfört med fysiska, i slutändan är den fysiska prestationen som bevaras och lever kvar längst, medan den mentala försvinner i periferin.

Hur skapas ett resultat/en prestation?

A och O bör enligt min mening vara en planering. Finns det inga förväntningar eller milstolpar är det stört omöjligt att kunna bedöma om hen presterat något.

Vilka övriga faktorer kan inverka på effektiviteten?

Under min tid på Volvo har jag observerat en rad faktorer:

  • Arbetstider
    • Flex-tid
      • Tidiga morgnar
      • Sena kvällar
    • Fasta tider
  • Arbetsplatser
    • Fasta arbetsplatser
    • Aktivitetsbaserade kontor
    • Jobba hemifrån
  • Informationsflöde
    • Lync
    • Outlook
    • Mobil
    • Kollegor
  • Möten
    • Formella
    • Informella

Vilka faktorer som gör mig effektiv gör nödvändigtvis inte dig effektiv, vi har alla olika behov. Jag tänker inte gå in på varje faktor och hur den kan påverka negativt eller positivt, kontentan är att det finns mängder av utmaningar i form av dessa faktorer som vi stöter på dagligen, och för att kunna arbeta fokuserat är det ett måste att skaffa sig ett förhållningssätt (fast eller flexibelt) för att inte låta det gå ut över sitt eget arbete. Det är inte värt att känna sig stressad när det finns lösningar nära till hands. Kommer du inte på dem själv, ta hjälp av dina kollegor.

  • Var och en behöver ställa sig frågan: Vilka faktorer gör mig effektiv?

Association till skolan

En lärarkollega (under en vikarie-sejour) kommenterade elevernas mobilanvändande på ett i min mening övertygande sätt häromveckan. Jag minns inte ordagrant citatet, men det dök upp i ett sammanhang när läraren argumenterade med en elev varför elevens skolarbete på lektionen skulle gagnas om hen inte tittade så mycket på sin telefon, samt att fritiden skulle bli mer uppskattad. Kärnan i argumentet låg i att göra en distinktion mellan arbete och fritid. Mobiltelefonen är något som får uppmärksamhet när det är fritid, och om den kan hålla sig borta från skolarbetet så blir fritiden mer uppskattad, och det blir lättare att koncentrera sig under skoltiden. Fritiden blir roligare och skoltiden blir effektivare.

Vad gör mig effektiv idag?

I skrivande stund sitter jag på min avdelning på Volvo. En kreativ miljö där huvudfokus är att utföra arbete. Hade jag försökt utföra samma arbete hemma (vilket jag gjort många gånger under min utbildning) vet jag att det är monumentalt mycket svårare att hitta koncentration och fokus. Det blir ett gränsland mellan skola och fritid, vilken skapar ett kaos i hjärnan. Slutsatsen är att för min del ger en kreativ miljö mig bättre förutsättningar att kunna utföra arbete.

Givet en produktiv miljö/arbetsplats gäller det att fokusera på detaljerna som gör att jag kan skapa min text. Det är tämligen trivialt när jag har texten i huvudet och kan skriva på, men det intressanta är vilka detaljer som gör att jag kan fokusera och hitta tråden när jag med jämna mellanrum tappar den. Det kan vara så enkelt som att jag inte tillåter mig att surfa på internet, inte titta mailen eller prata med mina kollegor. Jag kan triggas av att skriva för hand och måla för att hitta den tappade tråden, alla sätt är bra som leder till att mer text kommer på pränt!

Vilka förutsättningar finns på avdelningen för att gynna effektiviteten?

  • En flexibilitet hos personalen
    På den här avdelningen finns det ett par grupperingar där varje gruppering har ett särskilt ansvarsområde. Om det är så att det blir kris i någon gruppering på grund av e.g. sjukdom så är det som så att vem som helst i en annan gruppering ska kunna hoppa in för att fylla luckan. Med andra ord så sitter alla på en bred kompetens för att kunna hoppa in och upprätthålla effektiviteten i en annan gruppering om det skulle behövas.
  • Alla hjälper alla
    Atmosfären som finns här är att alla hjälper alla. Det kan låta självklart, men det är långt ifrån alla arbetsplatser som jag har jobbat/praktiserat på där det infinner sig en sådan öppenhet så att man i princip när som man kör fast kan fråga den person man tror sig kunna lösa problemet och få hjälp. Det finns en supporterande anda här vilket känns gött.

Associationer till min utbildning

Jag minns ett citat från kursen Learning and Leading in Dysfunctional Organizations som känns passande för avdelningen här: “Knowledge transfer is more likely to take place when power is not at stake”. Med andra ord står inte prestige eller maktspel i vägen för att kunna prestera.

Lärdom för skolan?

Det finns en otrolig potential i en klass om 20-30 elever. Jag ser att det finns mycket mer att önska vad gäller att koordinera hjälpinsatser (baserat på min praktik/vikarietid) under en lektion. Utnyttja det faktum att det finns elever som ligger lite före för att hjälpa de som ligger lite efter. Jag är övertygad om att de gärna hjälper till. Resultatet blir en win-win-win situation: läraren får hjälp med att hjälpa till, de starkare eleverna får öva på att kommunicera och de svagare eleverna får hjälp.

Lärdom för Volvo?

Chris Argyris (2005) pratar om enkelkrets- och dubbelkretslärande (single-loop, double-loop) i en modell från 1999.

looping

ref

Med enkelkretslärande menas att människor utför handlingar som får konsekvenser/resultat utan att ifrågasätta de mål eller värderingar som styr handlingarna/beteendena. Dubbelkretslärande handlar däremot om att inte ta något förgivet utan snarare ifrågasätta syftet som ligger bakom mina handlingar och fundera huruvida de ger mig de resultaten jag vill nå.

Jag stöter dagligen på många olika typer av utmaningar likt de jag listade som faktorer som kan påverka effektiviteten. En vanlig dag hanterar jag detta på ett instinktivt sätt och konsekvensen blir att jag skriver mer eller mindre i min blogg. Idag är ingen vanlig dag, idag sätter jag upp en planering för när jag ska kolla mailen. Jag sätter upp en planering för när jag ska skicka in mitt inlägg. Jag vill inte lämna dagen och inse att jag skrivit för lite för att jag låtit min koncentration brytas av en hel hord av information som verksamheten inte står och faller med huruvida jag tar ställning till det nu, eller om några timmar när jag känner mig redo.

Formativ feedback

Under lektionerna Lärande och ledarskap pratades det en hel om att ge elever feedback som ger dem förutsättningar att göra ett bättre resultat och utveckla sina förmågor i exempelvis matematik. Feedbacken vi studenter fick under mastertiden var hela tiden inriktad på att ge oss möjligheten att utveckla vårt sätt att resonera och ta oss an en uppgift. Vi blev också skolade i att reflektera medan vi utförde inlämningsuppgifter och reflektera över prestationen under praktiken, samt skolade i att ge konstruktiv feedback. Summa summarum, ta inte dina beteenden förgivet, det kan finnas utvecklingspotential på en rad områden som kan ge dig ett inre lugn under en arbetsdag, det är det allt värt!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *