Nycklar till framgång

Varför myntades detta inlägget?
Om jag ser på min praktik och det jag uträttat så får jag en väldigt bra känsla. Projektgruppen är nöjd, om än det återstår mycket arbete som inte involverar mig, så har den delen jag utfört varit en bidragande faktor för utvecklingen framåt i projektet.

Vad är det som lett till denna framgång?

  • Gruppdynamiken på avdelningen i projektgruppen
    Jag var inne på gruppdynamik redan i mitt första inlägg. Det finns en förlåtande och tillåtande atmosfär på avdelningen som tilltalar mig personligen. Vidare är det en härlig känsla att kunna få ta lead i ett arbete, att agera “expert”, men samtidigt kunna utnyttja engagerade teammedlemmars input. Tillgängligheten för input har varit stor och det har alltid funnits stöd från projektgruppen.
  • Regelbunden feedback
    Avstämningar med feedback har gjort att jag dels jobbat på för att leva upp till förväntningar samtidigt som det möjliggjort att jag kunnat kallibrera leveransen åt rätt håll. Feedback -> intresse för vad jag åstadkommer -> motiverande för mig.
  • Motiverande faktorer i arbetet
    Mina överordnade har gett mig ansvar över de angivna uppgifterna i mitt första inlägg, samt förtroende för att mitt arbete är värdefullt. Vidare har min projektgrupp visat ödmjukhet inför det faktum att det inte finns något svart eller vitt, samt att det är ett utmanande och tidskrävande arbete. “Det finns inget facit” (citat från en projektmedlem) när det gäller att ta fram en utbildning till exempel. Det gäller att tänka till och göra ett gediget arbete, men förr eller senare är den enda möjligheten för att utveckla vidare att få input från de som ska gå utbildningen, eller få input från de som ska använda hemsidan.

Herr Herzberg
Han listar sex motivationsfaktorer som jag tycker alla speglar praktikperioden.

  1. Utmanande arbetsuppgifter av varierande karaktär
    Tre uppgifter av olika karaktär.
  2. Eget ansvar och kontroll
    Jag har fått vara expert.
  3. Prestationer, samt tillfredsställelse över ett lyckat resultat
    Stående ovationer på projektmöten. Njae, men ett och annat hurra-rop!
  4. Erkännande
    Resultatet i sig har varit en bidragande faktor framåt i projektet.
  5. Avancemang
    Ansvar föder mer ansvar. Problematisering, riskanalyser och resultat har gjort att jag fått mer ansvar.
  6. Utveckling
    Jag lär mig allt eftersom jag arbetar. “Learn by doing”!

Sammanfattningsvis har det funnits många faktorer under min praktik som har gjort att den känts motiverande och rolig.

Min avdelning – situationsbaserat ledarskap

Följande bild dök upp under en av kurserna på Lärande och Ledarskap, den behandlar ämnet situationsbaserat ledarskap.

leadership ref leadership

Ser jag på min avdelning är det en etablerad och mogen arbetsplats i det avseendet att grupperingarna styr sig själva, och supportering sker internt i och mellan grupperna. Ledarskapet har gått mer åt delegeringsspåret.

Under min praktik har jag gått igenom alla dessa faser i takt med att jag blivit allt mer självstyrande. I början var det mestadels klara direktiv eftersom jag inte hade så mycket koll på någonting. Det fortsatta arbetet med mina projektdelar innehöll aktivt coachande. Jag bad mycket om hjälp eftersom jag behövde mycket hjälp innan alla delar satt sig. Frågandet minskade allt mer och det blev mer sporadisk support. Allt eftersom jag lärde mig fick jag mer förtroende från projektgruppen och det räckte i slutändan med delegering för att jag skulle kunna ta mig an uppgifter.

I min projektgrupp finns det minst två ledarskapsstilar som jag observerat, och de kompletterar varandra väldigt bra, och jag tror det är just det faktum att det finns båda stilarna representerade som gör att projektet visar resultat. Det finns en tydlig ledande/delegerande stil, samt en demokratisk/stöttande stil.

Ledarskap i skolan – kompletterande roller?
I skolan kan man inte räkna med lyxen av att vara två personer i klassrummet. I regel ser det ut som så att en ensam lärare har ansvar för 25-30 elever. Alla har vi olika egenskaper som lyser, olika typer av ledarstilar som yttrar sig när det är dags att sätta ner foten i klassrummet, eller när man behöver supportera mer. Hur skulle snittklassrummet utvecklas med två lärare i förarsätet?

Det skulle kanske vara en idé att välja ut några individer i klassen som får assistera under en lektion på ett rullande schema för att styra upp och kunna nå ut till fler i klassen med hjälp. Det gäller bara att hitta några lämpliga individer.

Likt det på min avdelning på Volvo finns kollegialt lärande, har man som gymnasielärare möjlighet att hjälpa varandra, främst mellan lektioner. Jag skulle vilja utöka detta till att även gälla på lektioner. Om det går att utnyttja den kompetens eleverna sitter på skulle det kanske vara en möjlig väg att gå att låta någon/några hjälpa till!

Effektivitet

Med ett par års studier och ett par års arbete på nacken har jag intresserat mig för begreppet effektivitet. Kanhända har vi olika relation till uttrycket, kanske upplever du en positiv eller negativ känsla när effektivitet kommer på tal. I följande inlägg vill jag nyansera kring begreppet och försöka hitta faktorer som skapar förutsättningar för effektivitet baserat på mina erfarenheter.

En grundförutsättning att kunna vara effektiv (och för att min text ska kunna vara valid) är att vissa basala behov (Maslow 1943 & 1954) är uppfyllda. Ett basalt behov kan till exempel vara:

  • Sömn
  • Mat
  • Träning

Vad menar jag med effektivitet?

Effektivitet innebär för mig ett målinriktat arbete. Det kan beskrivas som ett mått på hur snabbt i tid jag når ett tillräckligt bra resultat, ett resultat som jag eller organisationen bedömer vara tillräckligt bra. Jag bedömer ofta min effektivitet utifrån huruvida jag har åstadkommit något. Det kan betyda att jag skapat något nytt som jag kan visa kollegor, ett fysiskt resultat, alternativt en känsla av att jag åstadkommit något, ett mentalt resultat.

  • Fysisk prestation
  • Mental prestation

Personligen är den fysiska prestationen mer värd än den mentala prestationen. Jag upplever det svårare att lyfta fram mentala framsteg jämfört med fysiska, i slutändan är den fysiska prestationen som bevaras och lever kvar längst, medan den mentala försvinner i periferin.

Hur skapas ett resultat/en prestation?

A och O bör enligt min mening vara en planering. Finns det inga förväntningar eller milstolpar är det stört omöjligt att kunna bedöma om hen presterat något.

Vilka övriga faktorer kan inverka på effektiviteten?

Under min tid på Volvo har jag observerat en rad faktorer:

  • Arbetstider
    • Flex-tid
      • Tidiga morgnar
      • Sena kvällar
    • Fasta tider
  • Arbetsplatser
    • Fasta arbetsplatser
    • Aktivitetsbaserade kontor
    • Jobba hemifrån
  • Informationsflöde
    • Lync
    • Outlook
    • Mobil
    • Kollegor
  • Möten
    • Formella
    • Informella

Vilka faktorer som gör mig effektiv gör nödvändigtvis inte dig effektiv, vi har alla olika behov. Jag tänker inte gå in på varje faktor och hur den kan påverka negativt eller positivt, kontentan är att det finns mängder av utmaningar i form av dessa faktorer som vi stöter på dagligen, och för att kunna arbeta fokuserat är det ett måste att skaffa sig ett förhållningssätt (fast eller flexibelt) för att inte låta det gå ut över sitt eget arbete. Det är inte värt att känna sig stressad när det finns lösningar nära till hands. Kommer du inte på dem själv, ta hjälp av dina kollegor.

  • Var och en behöver ställa sig frågan: Vilka faktorer gör mig effektiv?

Association till skolan

En lärarkollega (under en vikarie-sejour) kommenterade elevernas mobilanvändande på ett i min mening övertygande sätt häromveckan. Jag minns inte ordagrant citatet, men det dök upp i ett sammanhang när läraren argumenterade med en elev varför elevens skolarbete på lektionen skulle gagnas om hen inte tittade så mycket på sin telefon, samt att fritiden skulle bli mer uppskattad. Kärnan i argumentet låg i att göra en distinktion mellan arbete och fritid. Mobiltelefonen är något som får uppmärksamhet när det är fritid, och om den kan hålla sig borta från skolarbetet så blir fritiden mer uppskattad, och det blir lättare att koncentrera sig under skoltiden. Fritiden blir roligare och skoltiden blir effektivare.

Vad gör mig effektiv idag?

I skrivande stund sitter jag på min avdelning på Volvo. En kreativ miljö där huvudfokus är att utföra arbete. Hade jag försökt utföra samma arbete hemma (vilket jag gjort många gånger under min utbildning) vet jag att det är monumentalt mycket svårare att hitta koncentration och fokus. Det blir ett gränsland mellan skola och fritid, vilken skapar ett kaos i hjärnan. Slutsatsen är att för min del ger en kreativ miljö mig bättre förutsättningar att kunna utföra arbete.

Givet en produktiv miljö/arbetsplats gäller det att fokusera på detaljerna som gör att jag kan skapa min text. Det är tämligen trivialt när jag har texten i huvudet och kan skriva på, men det intressanta är vilka detaljer som gör att jag kan fokusera och hitta tråden när jag med jämna mellanrum tappar den. Det kan vara så enkelt som att jag inte tillåter mig att surfa på internet, inte titta mailen eller prata med mina kollegor. Jag kan triggas av att skriva för hand och måla för att hitta den tappade tråden, alla sätt är bra som leder till att mer text kommer på pränt!

Vilka förutsättningar finns på avdelningen för att gynna effektiviteten?

  • En flexibilitet hos personalen
    På den här avdelningen finns det ett par grupperingar där varje gruppering har ett särskilt ansvarsområde. Om det är så att det blir kris i någon gruppering på grund av e.g. sjukdom så är det som så att vem som helst i en annan gruppering ska kunna hoppa in för att fylla luckan. Med andra ord så sitter alla på en bred kompetens för att kunna hoppa in och upprätthålla effektiviteten i en annan gruppering om det skulle behövas.
  • Alla hjälper alla
    Atmosfären som finns här är att alla hjälper alla. Det kan låta självklart, men det är långt ifrån alla arbetsplatser som jag har jobbat/praktiserat på där det infinner sig en sådan öppenhet så att man i princip när som man kör fast kan fråga den person man tror sig kunna lösa problemet och få hjälp. Det finns en supporterande anda här vilket känns gött.

Associationer till min utbildning

Jag minns ett citat från kursen Learning and Leading in Dysfunctional Organizations som känns passande för avdelningen här: “Knowledge transfer is more likely to take place when power is not at stake”. Med andra ord står inte prestige eller maktspel i vägen för att kunna prestera.

Lärdom för skolan?

Det finns en otrolig potential i en klass om 20-30 elever. Jag ser att det finns mycket mer att önska vad gäller att koordinera hjälpinsatser (baserat på min praktik/vikarietid) under en lektion. Utnyttja det faktum att det finns elever som ligger lite före för att hjälpa de som ligger lite efter. Jag är övertygad om att de gärna hjälper till. Resultatet blir en win-win-win situation: läraren får hjälp med att hjälpa till, de starkare eleverna får öva på att kommunicera och de svagare eleverna får hjälp.

Lärdom för Volvo?

Chris Argyris (2005) pratar om enkelkrets- och dubbelkretslärande (single-loop, double-loop) i en modell från 1999.

looping

ref

Med enkelkretslärande menas att människor utför handlingar som får konsekvenser/resultat utan att ifrågasätta de mål eller värderingar som styr handlingarna/beteendena. Dubbelkretslärande handlar däremot om att inte ta något förgivet utan snarare ifrågasätta syftet som ligger bakom mina handlingar och fundera huruvida de ger mig de resultaten jag vill nå.

Jag stöter dagligen på många olika typer av utmaningar likt de jag listade som faktorer som kan påverka effektiviteten. En vanlig dag hanterar jag detta på ett instinktivt sätt och konsekvensen blir att jag skriver mer eller mindre i min blogg. Idag är ingen vanlig dag, idag sätter jag upp en planering för när jag ska kolla mailen. Jag sätter upp en planering för när jag ska skicka in mitt inlägg. Jag vill inte lämna dagen och inse att jag skrivit för lite för att jag låtit min koncentration brytas av en hel hord av information som verksamheten inte står och faller med huruvida jag tar ställning till det nu, eller om några timmar när jag känner mig redo.

Formativ feedback

Under lektionerna Lärande och ledarskap pratades det en hel om att ge elever feedback som ger dem förutsättningar att göra ett bättre resultat och utveckla sina förmågor i exempelvis matematik. Feedbacken vi studenter fick under mastertiden var hela tiden inriktad på att ge oss möjligheten att utveckla vårt sätt att resonera och ta oss an en uppgift. Vi blev också skolade i att reflektera medan vi utförde inlämningsuppgifter och reflektera över prestationen under praktiken, samt skolade i att ge konstruktiv feedback. Summa summarum, ta inte dina beteenden förgivet, det kan finnas utvecklingspotential på en rad områden som kan ge dig ett inre lugn under en arbetsdag, det är det allt värt!

Hej kamrater,

Breddning hösten 2015

Välkomna till min blogg!
De kommande veckorna kommer ni få ta del av erfarenheter från min praktik. Hoppas ni finner läsningen intressant. Frågor, funderingar eller annan feedback tas gladeligen emot. =)

Intro
Dagar blir veckor, veckor blir månader, hösten är här men kylan säger snarare att det blir en tidig vinter. Snön pryder snart marken vit, och tillsammans med bjällror och sång skapas en harmonisk julkänsla. Listorna blir långa, och radiostyrt är ofta ett populärt inslag. Min systersons rum pryds av bilbanor och racerbilar (likt mitt gjorde i 25-års.., nej 8-årsåldern), i strävan efter drömmen att köra egen bil. Mina barndomsdrömmar kretsade dock sällan kring bilar, byta vinterdäck eller köra Nascar. Jag har fram till nu (2) aldrig varit speciellt intresserad av hur bilar blir till eller hur de fungerar med motorer och datorsystem. Detta till trots sitter jag idag på ett företag som i allra högsta grad är intresserat av bilar. Ett företag som i allra högsta grad strävar efter att hålla sig i förarpositionen vad gäller säkerhet, komfort, miljö, design och premiumkänsla på marknaden. Bilens uppbygnad och konstruktion är något som definitivt befinner sig under luppen.

Vem är jag?
Under mina första 3 år på Chalmers ställde jag mig ofta frågan vad jag kommer kunna jobba som när jag är teknisk matematiker och vad kan man jobba med som ingenjör. På Volvo Cars (Torslanda, Göteborg: Ja, här är jag) finns det en uppsjö av just ingenjörer och matematiker, men det är fortfarande en utmaning att beskriva yrkesrollen. Mitt huvudfokus har sedan Lärande och Ledarskap inte varit att jobba som Teknisk matematiker utan snarare att fokusera på delarna min master utvecklat mig inom, vilket också är det som jag på Volvo fått möjligheten att testa på, jag kommer gå in mer i detalj om detta i senare stycken (1).

Vem är Volvo Cars?
Det lär knappast ha undgått någon att Volvo Cars livnär sig på bilar, konstruktion och försäljning. Givetvis finns det otroligt mycket bakom, över, under och runtomkring som i slutändan leder till att din granne sitter i en Volvo XC90. Jag skulle kunna ägna varje minut av mitt liv från och med nu med att beskriva allting. Utmaningen ligger i att jag inte vet allting, sannolikt finns det inte någon som sitter på all kunskap, utan den finns hos de tusentals anställda som driver företaget och fabriken. Jag har i många år levt i tron att företag fungerar som maskiner, men faktum är att det är männsikor som sitter på varje position, det kan vara du eller jag, och det är vi som fattar besluten. Det krävdes en inblick i ett företag som Volvo Cars för att spräcka min bubbla, och inse att den väloljade maskinen är en saga.

Mitt möte med Volvo Cars
Jag har redan klargjort att det är en omöjlig, övermäktig uppgift att beskriva Volvo, men jag ska försöka ge er en tillräckligt nyanserad bild av det som jag sett och deltagit i för att ni ska få en inblick i min roll. Jag ska plocka ut essensen, och resten får ni använda fantasin till.

Virtuellt arbete
Min första association gällande arbetet på Volvo Cars var att fysiska delar sätts samman till en bil. Kaross, motor, däck, dörrar, elektronik och säten. Men hur kattsingen hålls det reda hur allt ska se ut och huruvida de ens passar? Svaret är CAD-modeller. En CAD-modell är en virtuell 3D-representation av en fysisk del. Tusentals CAD-modeller tillsammans utgör en virtuell replika av den slutgiltiga fysiska produkten. Alla instruktioner till service på eftermarknaden och till fabrik för montering, allt underlag till krock- och flödesberäkningar (simulationer), samt hur ljud och ljus kommer upplevas av kunden, allt detta är idag möjligt att skapa och utföra via CAD-modellerna. Jag har inga faktiska siffror på faktorn, men föreställ er hur otroligt många fler tester som det är möjligt att utföra per timme med hjälp av datorer, jämfört med fysiska tester. Där finns det många kronor att spara.

(2) Kommentar: det är insynen i den virtuella världen + insynen i fabriken som väckt min fascination kring bilar och förundran över att det i slutändan rullat ut en bil. Den höga grad av komplexitet, alla koordinering, alla beräkningar med felmarginaler hit eller dit, det känns som att det lika gärna kunnat rulla ut en moped ur fabriken, det hade varit roligt, men jag tror många är tacksamma att det rullar ut fyra hjul istället.

Nåväl, CAD-modellerna tas fram dels internt på Volvo, på plats i Torslanda, och dels externt hos flertalet leverantörer i Sverige, övriga Europa, Asien och Nordamerika. En förutsättning för att kunna använda CAD-modellerna är att de uppfyller särskilda krav för att resultaten skall kunna vara tillförlitliga. Jag har på Volvo blivit involverad i ett projekt som jobbar kring detta.

Supplier CAD Quality
Projektgruppen existerar för ta fram nya, alternativt utveckla, befintliga lösningar som säkerställer att CAD-leveranserna från leverantörer är ändamålsenliga. I skrivande stund arbetas det på tre fronter.

De tre delprojekten som jag är involverad i berör utbildning, företagskontakter samt en internethemsida. Nedan kommer jag kort beskriva projektet samt hur min kompetens utnyttjas kopplat till Lärande och Ledarskap för att återkoppla till min tidigare fråga (1).

Utbildning

Vem riktar den sig till?
Personer internt på Volvo som tar emot CAD-modeller från leverantörer, samt personer på leverantörsföretag som levererar CAD-modeller.

Vad innehåller den?
Utbildningen innehåller rutiner, arbetsbeskrivningar, förhållningssätt, regler och tips kring arbetet med CAD-leveranser.

Varför skapas den?
Mycket arbete läggs idag internt på Volvo för att fixa modeller som inte är tillräckligt bra, tid som istället kunde lagts på att exempelvis utföra värdeskapande beräkningar.

(1) Min roll:
Min del i utbildningen har varit att se på utbildningen från elevens perspektiv. Framgår syftet med utbildningen, med de respektive delarna, se över balansen mellan morot och piska, motiveras metoderna som eleverna ska ta till sig tillräckligt bra? Likt det jag gjort under min skolpraktik ställde jag mig ett par frågor (Vad? Vem? Varför?) och såg till att utbildningen övertygade mig tillräckligt mycket med sitt budskap. Lyfta fram viktiga budskap med exempelvis animationer och punktlistor. Ingen rocketscience, men praktfullt i sin enkelhet och väldigt effektivt.

Företagskontakter

Uppdraget har varit att formulera ett mail och skicka ut till alla Volvos leverantörer för att få in uppgifter till en särskild kontaktperson på leverantörsföretaget som skall kunna få riktad information. En av farhågorna inför att skicka ut mail var att det skulle komma in hundratals frågor gällande innehållet eller vad som efterfrågades, vilket inte är önskvärt. Mailet har skickats ut till 1600 personer, och vi har inte fått in en enda fråga. Bakom detta låg x antal utgåvor där vi arbetade med att lyfta fram budskapet, med andra ord lönar det sig att tänka till och vrida och vända på stenarna, något Lärande och Ledarskap skolar i.

Internethemsida

Uppdraget var att ta fram en logisk och användarvänlig layout, tillika enhetlig presentation över hela sidan och alla sidor användaren länkas vidare till. I slutändan blev det en del omstruktureringar och omformuleringar för att möjliggöra att en leverantör skall kunna komma in på startsidan och med hjälp av väl valda namn och korta beskrivningar kunna veta var hen ska klicka sig vidare.

Miljön jag hamnat i?
Nu har ni fått en inblick i vad jag sysslar med på dagarna, men hur ser min miljö ut egentligen? Sitter jag i en fönsterlös bunker förlagd på bottenvåningen, utan mänsklig kontakt, är min närmaste vän en kloakråtta? Nej.

Hur ser min arbetsplats ut?
I princip alla lokaler har öppna planlösningar. Grupperingar skiljs åt med hjälp av flyttbara låga väggar som går att se över. Avdelningen jag befinner mig på fungerar som så att alla har egna platser. “Alla hjälper alla”, är filosofin på denna avdelningen. Ingen fråga är för dum, det finns ingen prestige, det som gör den här avdelningen stark är att det finns en grym gemenskap. Laget är starkare än summan av de enskilda individerna. Toppen!

More to follow!