Ett sista avslutande inlägg:

Som jag har skrivit i tidigare inlägg har jag under min praktiktid utvärderat serviceskolans interna utbildningar. I det här sista inlägget hade jag tänkt berätta vad jag kommit fram till.

Det som serviceskolan är bra på är:

  • att de erbjuder en innehållsrik utbildning med varierande teoretiska och praktiska inslag och
  • att utbildningsmaterialet är relevant, sammanhängande och följer en röd tråd.

 

Dock får man inte glömma:

  1. att dessa utbildningar ska vara genomförbara av andra utbildare i de olika länder där Volvo Bussar håller sina utbildningar.
  2. att anpassa utbildningen till studenternas kunskapsnivå. En av de utmaningar som man både som skollärare men även här på serviceskolan möter är att klassen oftast består  av en blandad grupp med varierande baskunskaper. Det är därför extra viktigt att som utbildare/lärare utgå från studenternas kunskapsnivå och anpassa innehållet till studentens/elevens baskunskaper eller som Vygotskij kallar det för den närmaste utvecklingszonen (zone of proximal development, ZPD).
  3. att tillgång till en verkstad/labb ger en utbildare/lärare världens möjligheter när det gäller utformningen av utbildningen och det vore verkligen synd om man inte utnyttjar denna möjlighet framför allt för utförandet av de praktiska delarna i utbildningen.
  4. att hur bra utbildningar man än erbjuder kommer inte dessa vara till någon hjälp om målgruppen(i det här fallet alla anställda som ska gå de här utbildningarna) inte vet att de finns och varför man behöver gå dessa utbildningar. Därför är det viktigt att på olika sätt och via olika kanaler informera om verksamheten. Samtidigt får man se till att anmälningen till dessa kurser sker på ett smidigt och enkelt sätt för att skapa en så bra service som möjligt.
  5. att se till att det finns någon typ av efterkontroll för att säkerställa att resultaten är uppnådda och att de säkerhetsåtgärderna genomsyrar arbetet överallt på företaget.

Tack alla er på Volvo Bussar!

Detta är mitt sista blogginlägg. När jag började min praktik på Volvo Bussar lovade jag att försöka ge er en helhets bild av hur det ser ut på avdelningen jag varit i. Detta hade inte varit möjligt utan det stöd jag fått av min handledare Max, Serviceskolan och alla de andra medarbetare på avdelningen. Jag känner att den här tiden har varit väldigt lärorik och intressant och jag är övertygad om att jag kommer använda mig av det jag har lärt mig här i mitt framtida yrkesliv vare sig jag jobbar som lärare eller som ingenjör. Tack alla ni som hjälpte mig att lära mig så mycket på den korta tiden hos er. Vi kanske ses igen. 🙂

Hej så länge!

Kommunikation A och O för en välfungerande organisation

kommunikation3

Jag väljer att börja detta inlägg på samma sätt som min klasskamrat Edvin började ett av sina inlägg. Han började inlägget med att ställa en fråga enligt följande:

“Vad är viktigast för att en organisation ska fungera? Är det kapitalstyrka, gott samarbete, välfungerande IT-infrastruktur, rätt personer på rätt plats eller kanske en pampig entré?”

Som svar på den frågan och utifrån alla intryck jag har fått under min tid på Volvo Bussar vill jag påstå att ett av de absolut viktigaste faktorerna för att en organisation ska fungera väl är kommunikationen mellan medarbetare och mellan de olika nivåer i organisationen. Ju större organisationen är och ju fler nivåer det finns på en organisation, desto viktigare och mer avgörande blir det med välfungerande kommunikationsvägar. Därför har jag tänkt att i detta inlägg berätta om de olika kommunikationskanaler som finns på avdelningen, men innan dess vill jag beskriva hur det ser ut på avdelningen.

Avdelningen som min handledare jobbar på är en våning i Arak-huset. Det är ett landskapskontor med plats för ca. 100 personer.

Fördelen med landskapskontor är att man har sina medarbetare nära till hands. Jag märker att detta typ av kontor ökar tillgängligheten bland medarbetare. En nackdel med det är dock att det blir svårt att koncentrera sig när det finns andra som står i närheten och diskuterar någonting,  vilket minskar effektiviteten. Det finns dock ett antal tysta rum som man kan låna om man behöver sitta i telefon-möte. Antal tysta rum är dock begränsade och det används främst till möten av olika slags och får inte användas som kontor.

På våningen är det flera grupper som jobbar tillsammans och som har en gemensam avdelningschef. Olika typer av möten som gruppen har är enligt följande:

DTL(Daily Team Leadership)

Klockan 8:45 varje morgon (eller varannan beroende på hur man kommit överens i gruppen)  brukar alla medarbetare i gruppen och gruppchefen samlas runt en whiteboardtavla. På tavlan finns en lista med allas namn i gruppen. Gruppchefen börjar för att sedan gå vidare till alla andra medarbetare. Var och en i gruppen berättar om vad man håller på just nu, hur dagen kommer att se ut, vilka leveranser man håller på med o.s.v.. Behöver man hjälp med någonting eller om man saknar information om något kan man ta upp här. Beroende på hur statusen för det man håller på med ser ut brukar man markera sin del med en grön, blå eller röd plupp.

Syftet med DTL är

  • att säkerställa leverans i tid
  • att hjälpa varandra i laget och
  • att kontinuerligt påskynda en förbättrad kultur.

 

kommunikation

Gruppmöten:

Varje/varannan vecka har man ett gruppmöte. Till gruppmötena kommer alla som är med i en grupp (både anställda men även konsulter) plus gruppchefen. För det mesta brukar det handla om informationsdelgivning från längre upp till medarbetarna via gruppchefen och från medarbetare till gruppchefen.

Finns det tid för annat brukar man göra olika övningar om hur man kan utvecklas i gruppen eller liknande. En sådan har jag skrivit om i en av mina tidigare inlägg.

Det händer också  att man diskuterar arbetsfördelningen och arbetsbelastningen inom gruppen, att man gör studiebesök eller att man tar in externa föreläsare o.s.v..

Vissa gruppchefer väljer att utnyttja dessa möten för att exempelvis göra olika övningar som stärker teamandan inom gruppen. Kort kan man säga att det är upp till var och en av gruppcheferna hur man vill använda den tiden och jag får en känsla av att det finns en stor variation mellan olika grupper.

Förutom ovanstående möten hålls en gång i veckan så kallade pulsmöten mellan projektledare och linjecheferna . Under dessa möten har man möjlighet att ta upp eventuella problem som dykt upp under veckan och diskutera eventuella åtgärder. Pulsmötena används till att få en klar helhetsbild av pågående projekt och på det sättet minska risken med förseningar i leveransen.

En till två gånger i veckan hålls ett referensgruppsmöte. De som är bjudna till detta möte är linjecheferna och de olika projektledarna. Frågor såsom  status i projektet och eventuella ändringar i projekten tas upp under dessa möten.

Ledningsgruppsmöte (management meeting):

En gång i veckan brukar alla gruppchefer och deras chef så kallad avdelningschef(departement manager) ha ett möte. En del av tiden går till avrapportering från varje gruppchef och en del till diskussioner på hur man resurssäkrar de olika pågående projekten. Protossläge tas upp och man diskuterar hur allvarliga dessa är och hur lång tid det behövs för att lösa dessa och utifrån det sätts en deadline upp. Frågor som budget och personal diskuteras. Det händer att man tar in någon utifrån som informerar/rapporterar om olika frågor som kvalitet och mycket annat.

Månadsmöte:

En gång per månad hålls ett månadsmöte med alla fastanställda från olika avdelningar. Syftet med dessa möten är att informera avdelningen om verksamheten, framtidsplaner och ekonomin.

Avdelningsmöte:

Fem gånger om året hålls ett avdelningsmöte där alla på avdelningen( både anställda men även konsulter) är med. På dessa möten brukar avdelningschefen informera lite kort om det som pågår inom avdelningen. Ibland brukar man ta in externa/ interna föreläsare.

Strategidag:

Var tredje månad har man ett heldagsmöte. Det är avdelningschefen tillsammans med gruppcheferna på avdelningen som är bjudna till detta möte. På dessa möten brukar visionen, budgeten och resurser som behövs diskuteras.

 

Som det märks så finns det en tydlig mötesstruktur inom företaget. Det är tydligt var varje fråga ska tas upp och vem det är som man ska vända sig till när eventuella problem dyker upp vilket är bra och viktigt. Som Jacobson och Thorsvik påpekar i boken “Hur moderna organisationer fungerar” blir kommunikationskanaler avgörande  för att informera vad organisationen står för, vilka mål man ska arbeta för att förverkliga, vilka uppgifter anställda ska lösa och vad som förväntas av den enskilda medarbetaren.

Jag vill här lyfta upp vikten av de informella kommunikationsvägarna som finns där och påverkar och som många gånger underskattas. Dessa sker kontinuerligt överallt där medarbetare möts och bör utnyttjas som ett komplement till den formella kommunikationen för att förmedla information och skapa engagemang och motivation hos medarbetarna. Jag har tidigare påpekat för- och nack-delarna med kontorlandskapet och jag vill påstå att den här typen av kontor bidrar en hel del till de informella möten som äger rum bland medarbetare.

Ansvarsområden:

En sak som jag märkte när jag var på olika möten var medarbetarnas irritation över att man många gånger får göra saker som inte hör till ens ansvarsområden. Det händer ibland att någon i gruppen gör jobbet ändå bara för att arbetet ska fortsätta framåt, men då märker man att så småningom förväntar sig alla andra att man ska göra det varje gång vilket skapar frustration. Jag tror att nånting som man kan förbättra när det gäller denna fråga är att täcka gapet mellan olika arbetsområden. Speciellt när det är olika grupper eller olika avdelningar som samarbetar med varandra. Man skulle kunna använda gruppmötena eller andra forum till att diskutera denna frågan med hela gruppen och se om gruppen har några förslag på hur man kan lösa dessa problem.

OD-dag på Volvo Bussar

OD-kraftsamling

För att säkerställa att hela organisationen är ständig under utveckling har man på Volvo tagit fram en metod, som kallas för OD. Ordet OD står för “Organization Development” och Det är en arbetsstruktur för allt förändringsarbete inom företaget. Man skulle kunna säga att OD är en metod som hjälper ledningen att formulera, förankra och implementera en strategi. Utifrån omvärldens och marknadens krav på verksamheten och utifrån vilka utmaningar som företaget har framför sig formulerar ledningen en beskrivning av de viktigaste områdena enheten behöver fokusera på. På olika seminarier får alla medarbetare ta del av och diskutera och ge sina synpunkter på om de anser att ledningens bedömning är viktig, vad är viktigast att alla inom företaget kraftsamlar kring och varför just detta är så viktig. På detta sätt har ledningen tillsammans med alla medarbetare tagit fram mål som ska fokuseras på i fortsättningen.

Utifrån dessa mål ska varje OD-ledare  tillsammans med resten av gruppen ta fram sina egna mål, mätetal och handlingsplaner som stöttar de övergripande målen och detta fortsätter för alla grupper tills man är längst ner i hierarkin.

Det har visat sig att tid och resurser till förändringsarbete oftast förlorar i konkurrens med det dagliga och operativa. För att garantera långsiktighet, uthållighet och vitalitet i förändringsarbetet finns därför en stödstruktur i OD-programmet. Runt en timme var 14:e dag i sex månader har man ett drivningsmöte inom varje OD-grupp där man behandlar  frågor såsom:

  • Rör vi oss i rätt riktning när det gäller att nå företagets övergripande mål?
  • Hur utvecklas våra egna mål och mätetal?
  • Vad bestämde vi förra gången att vi skulle göra till idag?
  • Vad har vi gjort?
  • Vad behöver göras till nästa drivningsmöte?
  • Vad har vi lärt oss i dag om hur gruppen fungerar?

Dessutom ingår i stödstrukturen utbildade coacher som stödjer och hjälper OD-ledare och OD-gruppen i deras ansträngning att utveckla verksamheten.

Varje halvår har man ett uppföljningsmöte där man presenterar uppnådda resultat. Såväl det övergripande som alla OD-gruppers resultat rapporteras. Här tar man ställning om enheten behöver fortsätta med samma fokusering eller om marknadssituationen är såpass förändrad att man behöver en ny fokus och så här fortsätter man för att få förändringsprocessen levande och effektiv.

Alla anställda inom Volvo måste vara med i en OD-grupp. Jag tycker att tanken med OD är väldigt bra och det är bra att alla anställda ska bidra till utvecklingen inom företaget men jag vet inte om detta är bästa sättet att göra det på. Inom kursen analysera lärande pratade vi om att den viktigaste gestalten i den lärande miljön är den lärande eleven. Om jag jämför OD med skolan och klassrummet så vet jag att oavsett hur bra en lärares mål är för att utveckla och höja klassens prestation kommer man inte komma så långt om inte alla i gruppen(alla elever) är med på tåget och vill bidra till denna utveckling. Alltså för att en lärare ska lyckas med målet måste man fånga alla elevers intresse och bästa sättet att göra det på är att sträva efter att lära eleven att ta ansvar för sitt eget lärande och utveckling. Det är trots allt eleven själv som i slutändan vinner på att utvecklas. Så om vi går tillbaka till organisationen så tror jag att man kommer utvecklas och utveckla organisationen mycket mer om man själv kommer fram till hur man vill bidra till organisationens och sin egen utveckling.

Serviceskola

utbildning

Tidigare har jag nämnt att Volvo Bussar erbjuder sina anställda olika typer av utbildningar för att säkerställa kompetensen på företaget. Det är Serviceskolan som sköter dessa utbildningar och håller i de. Det går till så att utifrån de olika roller som finns i standarden har serviceskolan tagit fram relevant utbildning för varje roll. Beroende på omfattningen av rollen och vilka arbetsuppgifter som hör till varje roll har man tagit fram ett utbildningsmaterial som kan ta mellan 2 timmar till 4-5 dagar. Materialets innehåll kan variera beroende på vem utbildningen är till för och vilken utbildning det handlar om. Varje utbildning består av olika paket som är anpassade till de olika rollerna. Dessa paket handlar bland annat om standarden, säkerhetsrutiner kring ett arbete med elektrifierade fordon, information om olika komponenter i en hybridbuss o.s.v.. Det finns i vissa fall även E-learning som man som student ska gå igenom innan utbildningen. I slutet av E-learningen brukar det finnas några frågor som man ska svara på.

För att säkerställa att studenten efter utbildningen har fått med sig den kunskap som man behöver för att utföra jobbet enligt de riktlinjer som finns, har man tagit fram ett test som man ska gå igenom efter avslutad utbildning. Testets innehåll är anpassade till det man gått igenom under utbildningen. Som student får man tre chanser för att göra testet och bli godkänd. Klarar man testet får man utföra jobbet medan om man inte klarar testet måste man gå om utbildningen tills man har klarat det.

För att undvika att kunskapen försvinner ska man som anställd med jämna mellanrum göra ett test. Detta är ett bra sätt med vilket man ser till att bibehålla kunskapen som finns bland anställda. Vi på lärande och ledarskap har läst en del om hjärnans plasticitet, att hjärnan utvecklas ständigt och nya kopplingar bildas i hjärnan och att hjärnans plasticitet är grunden för livslångt lärande och jag tror att baserad på denna teori kommer man lära sig och se saker från nya vinklar då man utför testet en andra gång. Att anställda dessutom kommer jobba med detta i deras dagliga arbete effektiviserar lärandet vilket påminner mig om pragmatismens syn på lärande som säger att kunskap ska kopplas till människors konkreta erfarenheter.

 

 

Standard STD 871-0003

STANDARD

Det finns en Europastandard (SS-EN 50110-1)som visar riktlinjer för arbete med elektricitet för fasta installationer såsom byggnader eller liknande. Utifrån denna standard har man tagit fram en svensk version som sedan har anpassats till de lokala lagar och regler. Från denna standard har man sedan tagit fram en ny standard för elfordon. Denna standard visar riktlinjer för hur ett säkert arbete med elektricitet ska utföras, vilket alla organisationer som jobbar med elektrifierade fordon ska hålla sig till. Det innebär att cheferna på företagen ska se till att det finns tillräckligt med kunskap och kompetens hos personalen som jobbar med elektricitet.  Det gör att om det någon gång händer en olycka på arbetsplatsen kommer arbetsmiljöverket titta om det finns tillräckligt med kunskap bland anställda och om företaget hållit sig till dessa regler. Har man på företaget sett till att  den kompetens och kunskap som krävs finns så är det bra. Detta  för att dels göra anställda medvetna om dessa regler och direktiv och dels ha den kunskap som krävs för att utföra ett säkert arbete. Har man däremot inte hållit sig till dessa riktlinjer och det inträffat en incident kommer chefen på företaget ligga risigt till. Därför är det viktigt att man utgår från standarden för att säkerställa att dessa regler följs. Detta är ett av målen med de interna utbildningarna som Volvo har för sin personal d.v.s.

  1. Att skapa en medvetenhet bland anställda som jobbar med elektrifierade anläggningar om dessa riktlinjer
  2. Att säkerställa att kompetensen finns bland de anställda

 

Som vi vet är elfordon ett förhållandevis nytt kapitel i fordonens historia. Det gör att man i många avseenden inte har utvecklats och kommit lika långt som i dieselfordon och just nu pågår mycket forskning kring detta. Hur Volvo Bussar har gjort och vilka åtgärder har de tagit för att uppnå högsta kvalitet kommer jag återkomma till i senare inlägg.

Gruppmöten (lärande mellan medarbetare)

samarbete

Ungefär varannan vecka på fredagar har man ett gruppmöte på avdelningen. Gruppen består av ca.15-20 personer. Temat för veckans gruppmöte var effektivisering. Ulrika som är gruppchef presenterade temat och förklarade vad som ska göras. Uppgiften var att man bildar två grupper beroende på arbetsområde. Varje grupp skulle fundera på hur man kan bli effektivare i det man gör. Hon var tydlig med att vi kommer göra det här för vår egen skull och inte för att redovisa för några chefer längre upp. Jag valde att följa gruppen som min handledare var med i. Någon sprang och hämtade post-it lappar och det tog inte lång tid innan diskussionen var i full fart. Alla i gruppen var aktiva i diskussionerna och Ulrika var med i båda grupperna och bidrog till diskussionerna. Jag blev så förvånad att alla tog uppgiften på så stort allvar och var så villiga att samarbeta. När jag tänker efter så inser jag att jag har varit på ett antal möten under min VFU i skolan och under dessa fanns det ofta någon/några som inte deltog lika aktivt i diskussionerna, medan jag här såg att alla verkligen hjälptes åt för att ta fram bra förslag.

En annan sak som jag tyckte var positivt och bidrog till att det blev en så bra diskussion var att alla visste att målet med diskussionen är att var och en ska utvecklas och bli bättre på sitt; vilket gjorde att alla såg fördelarna med att vara med och bidra till diskussionen. Dessutom så fick man veta att det kommer vara en uppföljning på detta vilket gjorde att man hade ett nytt mål i sikte när man lämnade mötet.

En annan sak som jag blev väldigt imponerad över var att gruppmedlemmarna hjälpte varandra och bidrog mid sin kunskap ifall det fanns någon kollega som hade svårt att komma på en aspekt för att fokusera på och försöka bli bättre på till nästa gång vilket skapade lärande i och mellan gruppen. Slutligen fick varje grupp rapportera i ett mail till Ulrika vad man kommit fram till.

Hur kan lärdomar av detta användas i undervisningen?

Det pratas mycket om lärarnas korta tid till undervisning i klassrummet. En fråga som efter detta möte kom upp i mitt huvud var varför vi lärare inte skapar ett klimat i klassrummet som uppmuntrar samarbete mellan eleverna. Det förekommer grupparbete i undervisningen men jag tror både lärare och elever vinner mycket på detta om vi tar detta samarbete till nästa nivå. Det jag menar är att som lärare kan man uppmuntra att eleverna hjälper varandra när de kör fast och inte väntar på att läraren ska komma och hjälpa de. Fördelarna med detta är att:

  • Läraren hinner hjälpa fler elever.
  • Eleven som hjälper sin klasskamrat tränar på att förklara det hen har förstått för en annan elev vilket i sin tur har sina fördelar.
  • Eleven som hjälper blir bättre på att förklara vilket tar förtåelsen till en högre nivå hos hjälpande eleven.
  • Vi vill att eleven tar ansvar för sitt lärande Genom att hjälpa en kamrat blir det enklare för eleven att reflektera över sitt eget lärande och ta ställning till vad som är nästa steg i sitt lärande.
  • Dessutom så har en annan elev som hade kört fast har fått hjälp av sin klasskamrat.
  • Detta bidrar till en diskussion mellan eleverna som bidrar till lärande.

Jag är dock medveten om att det finns en risk med detta och det är att eventuella missuppfattningar hos den hjälpande eleven kan överföras till den andra eleven som behöver hjälp men jag tror att fördelarna med detta är många fler än dess risker och nackdelar.

Vad är det jag ska göra på Volvo bussar?

PusselbitJAG

Som ni säkert vet så är AB Volvo ett STORT företag som består av många avdelningar. Volvo Bussar (producerar olika typer av bussar) är en av dessa. De olika typer av bussar är city, intercity och coach som är lämpade för olika sträckor. City bussar som det framgår av namnet körs inne i stan och består av olika varianter. Hybridbussar, plug-in hybrid och fullelektriska. Hybridbussar har en dieselmotor och en elmotor som även fungerar som generator. Elbussar är jämförelsevis nya vilket innebär andra säkerhetsrutiner och nya krav för att saker och ting ska utföras på ett säkert sätt. Det jag ska göra under de närmaste veckorna är att utvärdera Volvo Bussars interna utbildningar som de håller för sin personal. Det är serviceskolan som har hand om den delen men jag kommer att vara på konstruktionsavdelningen. Varför? Jo, min handledare Max är elsäkerhetsansvarig på konstruktionsavdelningen och sitter där, vilket gör att jag kommer att sitta där jag också. Förutom att titta på utbildningar som serviceskolan håller i kommer jag följa min handledare under denna tid och försöka få en helhetsbild om organisationen.

Atefeh på Volvo Bussar

 

Namnlös

Hallå där!

Jag heter Atefeh och läser mitt sista år på masterprogrammet lärande och ledarskap på Chalmers. Under de närmaste veckorna kommer jag att skriva i den här bloggen om min tid som praktikant på Volvo Bussar. Låter det intressant? Häng med mig så ska jag vara era ögon och öron på företaget.